Сроки Хранения Отчёта Формы 4-ФСС
Сроки хранения Главной Книги
Сколько времени нужно хранить накладные?

Сроки хранения документов в 2023 году

Категория документации компании Вид документов Срок хранения
Бухгалтерский учет Первичная бухгалтерская документация

  • кассовые документы;
  • накладные и акты выполненных работ;
  • платежные поручения, счета;
  • авансовые отчеты;
  • квитанции;
  • акты о списании имущества, ТМЦ.
 Не менее 5 лет
Регистры бухгалтерского учета:

  • журналы операций;
  • книги учета;
  • учетные карточки;
  • главная книга.
 Не менее 5 лет
Документы учетной политики:

  • учетная политика;
  • изменения;
  • дополнения;
  • приложения.
 Не менее 5 лет.
Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
Месячная отчетность 1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно
Квартальная отчетность 5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно.
Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно
Аудиторские заключения Не менее 5 лет.
В отношении годовой отчетности — постоянно.
Налоговый учет Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае Не менее 5 лет
Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам Не менее 6 лет
Счета-фактуры 5 лет
Журнал учета счетов-фактур Не менее 5 лет с момента внесения последней записи
Книги покупок и книги продаж
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов Не менее 6 лет
Расчет по форме 4-ФСС 5 лет с момента принятия отчетности Фондом
Квитанция о приеме 4-ФСС
Налоговый учет Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др
Созданные до 2003 года 75 лет
Созданные после 2003 года 50 лет
Коллективный договор организации Не менее 10 лет
Штатное расписание Постоянно
График отпусков Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия
Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация.

При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75  лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).