Акт утилизации документов

Акт об уничтожении документов выдается нашей организацией по требованию заказчика, чьи документы мы уничтожали. В стандартном Акте прописывается название организации или частного лица, утилизирующего архив, вес утилизируемых документов (см. 1 пример акта утилизации), число , месяц и год.
В отдельных случаях мы можем вписать в наш акт перечень утилизируемых документов (см. 2 пример акта утилизации) или, если опись документов большая, сделать ссылку в нашем акте утилизации на Вашу опись документов, выделенных на уничтожение (см. 3 пример акта утилизации).
Обращаем Ваше внимание на то, что наша компания оперирует с весом документов и других материалов, выделяемых на утилизацию, поэтому в документах будет фигурировать вес утилизируемых документов.

Пример № 1.

Стандартный акт утилизации в котором обозначен вес принятых к утилизации документов.

 

10 июля 2022 г. г. Москва
Акт утилизации
Настоящим удостоверяется, что принятые от ЗАО « Ваша компания » бумажные документы в количестве 3333 кг. подвержены шредированию (измельчению), гидрообработке, перемешаны с другими сортами бумаги и непригодны к дальнейшему использованию в качестве первоисточника.
Представитель организации заказчика _______________________

Представитель организации исполнителя ______________________

УТВЕРЖДАЮ

            Генеральный директор

 ООО «Заказчик»

                                                           ____________.

От «___» ___________ 20__ г.

Акт (приказ)  № ____ от ___. _______________. 20___ года

об уничтожении архивных документов, не подлежащих хранению

Место составления: ___________________________________________________________

Экспертная комиссия, назначенная Приказом № ______ от __. ____________.20__ г., составила настоящий Акт о том,  что «____» ________ 20___ года по адресу: ______________________________________________, в присутствии членов комиссии, в соответствии с Актом (приказ)  № от «___»   _______________ 20__ года, о выделении к уничтожению по списку, архивных документов, общим весом  _______ кг., были полностью уничтожены путем измельчения с использованием передвижного оборудования комбинации шредер-пресс,  5-го класса секретности по стандарту DIN 66399 принадлежащей  компании Общество с ограниченной ответственностью  «УТИЛИЗАТОР». После фактического уничтожения документов, исполнителем, компанией ООО «УТИЛИЗАТОР» выдан акт об уничтожении (выписывается наш акт) №________ от «___»   _______________ 20__ года.

2009-2011 год

№ п/п

Наименование группы документов

Крайние даты

Срок хранения и номера статей по перечню

2009 год
1

Поступление товаров, услуг

(торг-12, Акты оказанных услуг, выполненных работ)              

01.01.2009-31.12.2009 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
2

Поступление доп. расходов

(Акты оказанных услуг, выполненных работ)           

01.01.2009-31.12.2009 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
3

Счет-фактура полученный

01.01.2009-31.12.2009 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
4

Журнал регистрации счетов-фактур полученных

 01.01.2009-31.12.2009 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; п.13 раздел II приложения 3 к Постановлению 1137 от 26.12.2011
5

ГТД по импорту (копии)

 04.02.2009-15.12.2009 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
6

Книга покупок

 01.01.2009-31.12.2009 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; п.24 раздел II приложения 4 к Постановлению 1137 от 26.12.2011
7

Инвойсы от поставщиков

 01.01.2009-31.12.2009 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11

2010 год
1 Авансовый отчет 01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
2 Реализация товаров, услуг (ТОРГ-12, доверенность) 01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
3

Поступление товаров, услуг

(торг-12, Акты оказанных услуг, выполненных работ)              

01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
4

Поступление доп. расходов

(Акты оказанных услуг, выполненных работ)           

01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
5

Счет-фактура полученный

01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
6

Книга покупок

 01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; п.24 раздел II приложения 4 к Постановлению 1137 от 26.12.2011
7

Журнал регистрации счетов-фактур полученных

 01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; п.13 раздел II приложения 3 к Постановлению 1137 от 26.12.2011
8

ГТД по импорту (копии)

 25.01.2010-17.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
9 Путевые листы 01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
10 Требования-накладные (акты на списание материалов) 01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
11 Бухгалтерские справки 01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
12 Акты сверки 01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
13

Инвойсы от поставщиков

 01.01.2010-31.12.2010 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11

2011 год
1 Выписки банка (рублевый, валютный, транзитный) со счетами 11.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
2 Кассовая книга 11.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
3 Отчет кассира 11.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
4 Авансовый отчет 11.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
5 Реализация товаров, услуг (ТОРГ-12, доверенность) 11.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
6 Счет-фактура выданный 11.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
7

Поступление товаров, услуг

(торг-12, Акты оказанных услуг, выполненных работ)              

01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
8

Поступление доп. расходов

(Акты оказанных услуг, выполненных работ)           

01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
9

Счет-фактура полученный

01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
10

Книга продаж

 01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; п.22 раздел II приложения 5 к Постановлению 1137 от 26.12.2011
11

Книга покупок

 01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; п.24 раздел II приложения 4 к Постановлению 1137 от 26.12.2011
12

Журнал регистрации счетов-фактур выданных

 01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; п.13 раздел II приложения 3 к Постановлению 1137 от 26.12.2011
13

Журнал регистрации счетов-фактур полученных

 01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; п.13 раздел II приложения 3 к Постановлению 1137 от 26.12.2011
14

ГТД по импорту (копии)

 25.01.2011-20.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
15 Путевые листы 01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
16 Требования-накладные (акты на списание материалов) 01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
17 Бухгалтерские справки 01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
18 Акты сверки 01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11
19

Инвойсы от поставщиков

 01.01.2011-31.12.2011 4 года пп.8 п.1 ст.23 НК РФ; 5 лет п.1 ст.29 Закона 402-ФЗ от 06.12.11

Экспертная комиссия:

Председатель комиссии:

Генеральный директор ____________________________________/Халеповский А.А./

Члены комиссии:

Финансовый директор ___________________________________/Барков О.В./

Главный бухгалтер _____________________________________/Манеев А.К./

Ведущий юрист _______________________________________/Седов К.И./

Бухгалтер-экономист __________________________________/Максимовский М.Н./

Директор по логистике ________________________________/Стулин Е.Г./                            

Скачать приказ

Пример № 2.

Акт утилизации, в котором кроме веса документов в таблице указан перечень утилизируемых документов. Такой акт выдаем по запросу заказчика, который предварительно переслал нам перечень утилизируемых документов. Обращаем внимание на то, что в перечень документов не может быть включено более, чем 5-6 позиций.

11 марта 2022 г. г. Москва
Акт утилизации
Настоящим удостоверяется, что принятые от ООО « ФИРМА » бумажные документы (накладные 2005-2010г., счета-фактуры 2000-2005г., договора 2004-2009г.) в количестве 4321 кг. подвержены шредированию, гидрообработке, перемешаны с другими сортами бумаги и непригодны к дальнейшему использованию в качестве первоисточника.
Представитель организации заказчика _______________________

Представитель организации исполнителя ______________________
 

ООО «УТИЛИЗАТОР»

1115487, г. Москва, ул. Нагатинская, д. 16, стр. 9, пом. 8/2

Тел. для связи; +7 495 774-01-74

E-mail: shreder@shreder24.ru

г. Москва «______» ______________ 202__ г.

Акт № __________

об уничтожении документов, не подлежащих хранению

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности, и отобранные к уничтожению компанией (организацией); ______________________________________

______________________________________________

(наименование заказчика)

как утратившие практическое значение в количестве ______единиц, (тома, дела, папки, коробки и т.п.) и общим, согласованным между сторонами весом, __________ кг., уничтожены путем измельчения ________ -м классом, по уровню секретности, регламентированным международным стандартом уничтожения документов за номером, DIN 66399.

Представитель организации исполнителя ________________(_____________)

М.П.

Представитель организации заказчика __________________(_______________)

М.П.

Скачать акт об утилизации