Нормативные документы, регламентирующие хранение. Порядок и сроки хранения документов
- N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»
- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558
- Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526
- Методическими рекомендациями Росархива от 19.07.2018 № б/н.
Сроки хранения документов в 2025 году
| Категория документации компании | Вид документов | Срок хранения |
|---|---|---|
| Бухгалтерский учет | Первичная бухгалтерская документация
|
Не менее 5 лет |
Регистры бухгалтерского учета:
|
Не менее 5 лет | |
Документы учетной политики:
|
Не менее 5 лет. | |
| Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения: | ||
| Месячная отчетность | 1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно | |
| Квартальная отчетность | 5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно. | |
| Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно | |
| Аудиторские заключения | Не менее 5 лет. В отношении годовой отчетности — постоянно. |
|
| Налоговый учет | Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае | Не менее 5 лет |
| Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам | Не менее 6 лет | |
| Счета-фактуры | 5 лет | |
| Журнал учета счетов-фактур | Не менее 5 лет с момента внесения последней записи | |
| Книги покупок и книги продаж | ||
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка | |
| Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды | Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов | Не менее 6 лет |
| Расчет по форме 4-ФСС | 5 лет с момента принятия отчетности Фондом | |
| Квитанция о приеме 4-ФСС | ||
| Налоговый учет | Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др | |
| Созданные до 2003 года | 75 лет | |
| Созданные после 2003 года | 50 лет | |
| Коллективный договор организации | Не менее 10 лет | |
| Штатное расписание | Постоянно | |
| График отпусков | Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия | |
| Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года | |
Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация.
При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)
Сколько хранить кадровые документы
Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.
Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.
Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.
К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.
Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).