Уничтожение документов
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения, популярно среди компаний и организаций. Во время работы предприятия скапливаются, которые просто так невозможно выбрасывать. Данные из архива, бухгалтерская документация не должны оказаться в руках у конкурентов. Финансовые данные компании и документы по делопроизводству минувших лет в основном имеются в архиве. С течением времени бумаги вообще становятся ненужными, но из-за огромного объема их невозможно выбрасывать – требуется утилизация документов. Необходимо добавить, что применять предназначенную к утилизации документацию как черновики – вообще не рекомендуется. Некоторые компании осуществляют утилизацию бумаги своими силами. Но это требует очень больших временных затрат, если объем информации большой.
Компания КОМЕКО-Р предлагает услугу по конфиденциальному уничтожению документов на месте заказчика в Москве. Мы предоставляем возможность уничтожения различных типов документов, включая документы с истекшим сроком хранения, бухгалтерские и налоговые документы, тираж печатной продукции, пластиковые карты, жесткие носители и документы с конфиденциальной и персональной информацией.
Порядок уничтожения документов в соответствии с законодательством РФ
Уничтожение документов регулируется законодательством РФ. В соответствии с ним, уничтожение документов должно проходить по определенному порядку и требованиям:
- Документы должны быть уничтожены таким образом, чтобы невозможно было их восстановить;
- Уничтожение должно проходить с соблюдением конфиденциальности информации, содержащейся в документах;
- После уничтожения необходимо составить акт об уничтожении, который должен содержать информацию о количестве и типе документов, дате и месте уничтожения.
Ответственность за неправильное уничтожение документов
Неправильное уничтожение документов может привести к утечке конфиденциальной информации и серьезным последствиям для компании. За неправильное уничтожение документов может быть привлечена административная или уголовная ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Преимущества уничтожения документов в компании КОМЕКО-Р
Заказывая услугу по конфиденциальному уничтожению документов в компании КОМЕКО-Р, вы можете рассчитывать на следующие преимущества:
- Уничтожение происходит на месте заказчика с помощью мобильного шредера, который оснащен промышленным шредером;
- Вызов мобильного шредера осуществляется круглосуточно;
- После уничтожения составляется акт об уничтожении, который гарантирует конфиденциальность информации;
- Мы гарантируем полное уничтожение документов, таким образом, что их восстановление будет невозможным.
- Наша компания имеет многолетний опыт работы в сфере конфиденциального уничтожения документов, и мы гарантируем высокое качество услуг;
- Мы предоставляем услугу по конфиденциальному уничтожению документов по доступной цене, что делает нашу услугу доступной для любой компании;
- Мы предлагаем гибкие условия работы и можем адаптироваться к нуждам каждого клиента.
Обратившись в компанию КОМЕКО-Р за услугой по конфиденциальному уничтожению документов, вы можете быть уверены в безопасности своей конфиденциальной информации и получить высококачественный сервис по доступной цене.
Законодательные требования
Государство требует охранять конфиденциальные данные тщательно, в т.ч. осуществлять уничтожение документов, с персональными данными, налоговые документы и другие архивы описанные в нормативных документах.
Защита данных
Уничтожение документов в ОСГ осуществляется методом шредирования на 5-м (фракции 3,8 х 15 мм) и 6-м (фракции 1,8 х 13 мм) уровнем секретности.
Экономия бюджета
Уничтожение архивных документов происходит по окончанию установленного законом срока хранения документов. Вовремя уничтожив архивные документы, вы перестаёте платить за хранение документов и сокращаете свои затраты.
Сохранение экологии
После шредирования документы отправляются на вторичную переработку, в результате которой полученный материал используется как вторсырье.
Уничтожение тиражами, архивами секретных и иных документов главным образом выполняют благодаря измельчению особым видом промышленного шредера, который превращает бумагу в тончайшие полоски. В определенных больших офисных помещениях установлены свои техники для уничтожения документации, которые секретные. Однако это требует предоставление специального помещения с шумо- и виброизолированными стенами для техники, и обучения сотрудников. Кроме того, после измельчения бумаг рекомендуется предоставлять на переработку, чтобы от нее не было и следа.
Уничтожить архив: какие факторы могут повлиять на цену услуги
Чтобы узнать во сколько обойдется уничтожить архив, необходимо учесть следующие факторы:
- Объем документов
- Уровень секретности
- Вид материала
Уничтожение документации, у которой истек срок хранения, оказывается важным для предприятий, когда возрастают затраты на их хранение. Чтобы создать архив, нужно иметь отдельное помещение, приобрести сейфы с ячейками на замках, оплачивать охрану. Подсчитав деньги, которые затрачиваются на обслуживание архива, уже необходимо подумать об утилизации:
- Уничтожение документации, срок хранения которых исчерпается, может избавлять от бессмысленных затрат, стоимость подобной услуги оправдывает ее безопасность и быстрота.
- Даже в масштабе маленькой компании это выгодно, так как на месте трудно отследить за процедурой, также не во всех случаях имеется соответствующая техника.
Уничтожение архива, бухгалтерской, налоговой документации может отвлекать работников от рабочего процесса. Стоит согласиться, что это время рекомендуется растратить на решение вопросов, которые увеличивают доход и развивают производство и сохраняют ваши секреты.
Для чего требуется уничтожение документации?
Данные, содержащиеся в бухгалтерской документации, в соглашениях, в отчетах и так далее с течением времени оказываются неактуальными. Из-за этого уничтожение бухгалтерской документации, у которой истек срок хранения, нужная процедура.
Для того чтобы грамотно составить акт о выделении документации, у которой время хранения истекает, любой руководитель должен учитывать такие нормативные акты, как:
- N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»
- Приказ Минкультуры РФ от N 558 «Об утверждении «Списка типовых управленческих архивных документаций, которые базируются при деятельности госорганов, органов местных самоуправлений и организаций, с пометкой времени сроков хранения».
Своевременное и постоянное уничтожение архивов бухгалтерской документации является задачей, которую любая фирма может решить для себя самостоятельно. Не осуществляя данные действия, ничего страшного не происходит. Но широкая база документации нуждается в наличии свободной площади для хранения. Кроме этого, появляются некоторые сложности в работе с архивами.