Уничтожение документов шредированием
Уничтожение документов с истекшим сроком хранения, популярно среди компаний и организаций. Во время работы предприятия скапливаются, которые просто так невозможно выбрасывать. Данные из архива, бухгалтерская документация не должны оказаться в руках у конкурентов. Финансовые данные компании и документы по делопроизводству минувших лет в основном имеются в архиве. С течением времени бумаги вообще становятся ненужными, но из-за огромного объема их невозможно выбрасывать – требуется утилизация документов. Необходимо добавить, что применять предназначенную к утилизации документацию как черновики – вообще не рекомендуется. Некоторые компании осуществляют утилизацию бумаги своими силами. Но это требует очень больших временных затрат, если объем информации большой.
Существующие уровни секретности шредеров
Уровень секретности P-1 при уничтожение бумажных документов
Рекомендован для документов общего пользования. Площадь фрагмента ≤ 2000 мм2 или ширина полосы ≤ 12 мм. Измельченные документы могут быть восстановлены без специального оборудования и знаний. Восстановление нетрудоемко. Длина полосы в этом случае будет равна длине документа. Начальные уровни секретности не обеспечивают надежную защиту от восстановления, так как каждый сможет за несколько часов восстановить документ, порезанный на 18–35 полос. Подобные методы можно рекомендовать для утилизации общих публичных документов или внутренних документов, не представляющих особой ценности.
Общие публичные документы и открытая переписка.
Уровень секретности P-2 при уничтожение бумажных документов
Рекомендован для документов общего пользования. Площадь фрагмента ≤ 2000 мм2 или ширина полосы ≤ 12 мм. Измельченные документы могут быть восстановлены без специального оборудования и знаний. Восстановление нетрудоемко. Практически не отличается от уровня Р-1, так как легко можно за небольшое время восстановить документ.
Внутренний документооборот компании: переписка, инструкции, правила.
Уровень секретности P-3 при уничтожение бумажных документов
Рекомендован для документов, содержащих конфиденциальные и персональные данные. Площадь фрагмента ≤ 320 мм2 (например, 4×50 мм) или ширина полосы ≤ 2 мм. Документы, разрезаются примерно на 310 частей. Восстановить подобный документ вручную становится уже непосильной задачей. Шредеры с 3 уровнем секретности можно рекомендовать для уничтожения коммерческих предложений, презентаций, прайс-листов. Измельченные документы могут быть восстановлены со специальным оборудованием и значительными усилиями.
Конфиденциальные документы: коммерческие предложения, презентации, прайс-листы.
Уровень секретности P-4 при уничтожение бумажных документов
Рекомендован для документов, содержащих особо конфиденциальные данные. Площадь фрагмента ≤ 160 мм2 при ширине ≤ 6 мм (например, 4×38 мм). Измельченные документы могут быть восстановлены только оборудованием специальных служб, недоступным в продаже. Наиболее универсальный способ. Максимальная площадь фрагмента должна составлять не более 160 мм², а значит, размер фрагмента может быть максимум 4×40 мм или 390 фрагментов. P-4 уровень секретности можно использовать для уничтожения большинства офисных документов. Это могут быть конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну или персональную информацию, сведения о зарплате, бухгалтерская и налоговая отчетность, выписки из банков.
Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну или персональную информацию: сведения о зарплате, бухгалтерская и налоговая отчетность.
Уровень секретности P-5 при уничтожение бумажных документов
Мы рекомендуем
Рекомендован для документов, содержащих секретные данные. Площадь фрагмента ≤ 30 мм2 при ширине ≤ 2 мм (например, 2×15 мм). Измельченные документы практически не могут быть восстановлены. Можно назвать оптимальным выбором, для уничтожения строго конфиденциальных документов, содержащие особо важные данные о компании: стратегические планы и исследования, документы первых лиц компании. P-5 уровень секретности обеспечивать резку на фрагменты площадью не более 30 мм² и шириной фрагмента не более 2 мм. Лист разрезается примерно на 2000 частей.
Для строго конфиденциальных документов содержащие особо важные сведения компании: стратегические планы и исследования, конструкторская документация.
Уровень секретности P-6 и Р-7 при уничтожение бумажных документов
Мы рекомендуем
Рекомендован для документов, содержащих особо секретные данные. Площадь фрагмента ≤ 10 мм2 при ширине ≤ 1 мм (например, 0.8×12 мм). Измельченные документы невосстановимы на данный момент времени. При P-7 уровне секретности лист формата А-4 разрезается на 12 400 фрагментов. Восстановить подобный документ будет практически невозможно, даже при использовании специальных средств и методов. Шредеры с высшим уровнем секретности применяются для уничтожения особо секретных документов государственной важности.
Для особо секретных документов государственной важности и крупных компаний.
Законодательные требования
Государство требует охранять конфиденциальные данные тщательно, в т.ч. осуществлять конфиденциальное уничтожение документов, содержащих такие данные.
Экономия бюджета
Уничтожение архивных документов происходит по окончанию установленного законом срока хранения документов. Вовремя уничтожив архивные документы, вы перестаёте платить за хранение документов и сокращаете свои затраты.
Сохранение экологии
После шредирования документы отправляются на вторичную переработку, в результате которой полученный материал используется как вторсырье.
Защита данных
Уничтожение документов в ОСГ осуществляется методом шредирования на 5-м (фракции 3,8 х 15 мм) и 6-м (фракции 1,8 х 13 мм) уровнем секретности.
Уничтожить архив: какие факторы могут повлиять на цену услуги
Чтобы узнать во сколько обойдется уничтожить архив, необходимо учесть следующие факторы:
- Объем документов
- Уровень секретности
- Вид материала
Уничтожение документации, у которой истек срок хранения, оказывается важным для предприятий, когда возрастают затраты на их хранение. Чтобы создать архив, нужно иметь отдельное помещение, приобрести сейфы с ячейками на замках, оплачивать охрану. Подсчитав деньги, которые затрачиваются на обслуживание архива, уже необходимо подумать об утилизации:
- Уничтожение документации, срок хранения которых исчерпается, может избавлять от бессмысленных затрат, стоимость подобной услуги оправдывает ее безопасность и быстрота.
- Даже в масштабе маленькой компании это выгодно, так как на месте трудно отследить за процедурой, также не во всех случаях имеется соответствующая техника.
Уничтожение архива, бухгалтерской, налоговой документации может отвлекать работников от рабочего процесса. Стоит согласиться, что это время рекомендуется растратить на решение вопросов, которые увеличивают доход и развивают производство и сохраняют ваши секреты.
Конфиденциальное уничтожение архивов
20
руб/кг
5 или 6 уровнем секретности
Уничтожение тиража печатной продукции
20
руб/кг
Уровень секретности на выбор
Уничтожение бухгалтерских документов
23
руб./кг
Рекомендуемый 6 уровень секретности
Уничтожению документов сложного состава
45
руб/кг
Без возможности восстановления
Уничтожение налоговых документов
20
руб/кг
5 или 6 уровнем секретности
Утилизация документов с истекшим сроком годности
20
руб/кг
5-6 уровнем конфиденциальности
45
руб/кг
Без возможности считывания информации с магнитной ленты
45
руб/кг
Полная утилизация физических носителей информации
Уничтожение тиражами, архивами секретных и иных документов главным образом выполняют благодаря измельчению особым видом промышленного шредера, который превращает бумагу в тончайшие полоски. В определенных больших офисных помещениях установлены свои техники для уничтожения документации, которые секретные. Однако это требует предоставление специального помещения с шумо- и виброизолированными стенами для техники, и обучения сотрудников. Кроме того, после измельчения бумаг рекомендуется предоставлять на переработку, чтобы от нее не было и следа.
Для чего требуется уничтожение документации?
Данные, содержащиеся в бухгалтерской документации, в соглашениях, в отчетах и так далее с течением времени оказываются неактуальными. Из-за этого уничтожение бухгалтерской документации, у которой истек срок хранения, нужная процедура.
Для того чтобы грамотно составить акт о выделении документации, у которой время хранения истекает, любой руководитель должен учитывать такие нормативные акты, как:
- N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»
- Приказ Минкультуры РФ от N 558 «Об утверждении «Списка типовых управленческих архивных документаций, которые базируются при деятельности госорганов, органов местных самоуправлений и организаций, с пометкой времени сроков хранения».
Своевременное и постоянное уничтожение архивов бухгалтерской документации является задачей, которую любая фирма может решить для себя самостоятельно. Не осуществляя данные действия, ничего страшного не происходит. Но широкая база документации нуждается в наличии свободной площади для хранения. Кроме этого, появляются некоторые сложности в работе с архивами.