Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г. N 18380
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 25 августа 2010 г. N 558
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПЕРЕЧНЯ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ»
(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2016 N 403)
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169; 11.12.2006, N 50, ст. 5280; 03.12.2007, N 49, ст. 6079; 19.05.2008, N 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.06.2007, N 22, ст. 2583; 20.10.2008, N 42, ст. 4825; 17.11.2008, N 46, ст. 5337; 19.01.2009, N 3, ст. 378; 09.02.2009, N 6, ст. 738; 22.06.2009, N 25, ст. 3063), приказываю:
В связи с утратой силы Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 N 406, следует руководствоваться принятым взамен Постановлением Правительства РФ от 20.07.2011 N 590
1.Утвердить прилагаемый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
2.Настоящий Приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.
3.Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Врио Министра
А.Е.БУСЫГИН
Приложение
к Приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. N 558
СОГЛАСОВАНО
Решением Центральной
экспертно-проверочной
комиссии при Росархиве
от 15 сентября 2009 г.
ПЕРЕЧЕНЬ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2016 N 403)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
1.2.Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3.Перечень состоит из 12 разделов:
— раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
— разделы 2 — 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
— раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
— раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
— раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
— раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
— раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
— раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
— раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
— раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4.Перечень имеет 4 графы.
В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
1.5.Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
II. ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа <*> | Примечания |
1 | 2 | 3 | 4 |
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство
1 | Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления), распоряжения Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные нормативные правовые акты: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До минования надобности (1) | (1) Относящиеся к деятельности организации — пост. |
2 | Проекты законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных нормативных правовых актов; | (1) Относящиеся к деятельности организации — пост. | |
документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке: | |||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности (1) | ||
3 | Регистры нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; муниципальных нормативных правовых актов; документы по их ведению | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в регистрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения регистров, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
4 | Инициативные предложения, внесенные в государственные органы Российской Федерации, государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки) по их разработке | Пост. | |
5 | Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению | Пост. (1) | (1) По оперативным, непрофильным для данной организации, вопросам деятельности — 5 л. ЭПК |
6 | Поручения вышестоящих организаций; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению | Пост. (1) | (1) По оперативным вопросам деятельности — 5 л. ЭПК |
7 | Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1) | 5 л. ЭПК | (1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа |
8 | Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов и иных нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления | Пост. | |
9 | Государственный реестр муниципальных образований | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
10 | Свидетельства о включении муниципальных образований в Государственный реестр муниципальных образований | Пост. | |
11 | Регистрационное дело муниципального образования (сведения, представленные для включения муниципального образования в государственный реестр, копии устава муниципального образования, копии свидетельства о государственной регистрации устава муниципального образования, информация, относящаяся к конкретному муниципальному образованию) | Пост. | |
12 | Уставы муниципальных образований | Пост. | |
13 | Соглашения по передаче полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований | Пост. | |
14 | Документы (конкурсные заявки, доверенности) на создание особых экономических зон | Пост. | |
15 | Документы (конкурсные заявки, доверенности) на создание особых экономических зон, не прошедшие конкурсный отбор | 3 г. (1) | (1) В случае возникновения споров, разногласий, возбуждения уголовных дел и судебных разбирательств — сохраняются до вынесения окончательного решения |
16 | Соглашения, дополнительные соглашения о создании особых экономических зон | Пост. | |
17 | Реестр резидентов особых экономических зон | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
18 | Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним: | (1) Присланные для сведения — до минования надобности (2) Оперативных | |
а) заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации, заседаний органов законодательной власти субъектов Российской Федерации, заседаний правительств субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления | Пост. (1) | совещаний — 5 л. ЭПК (3) При сложной структуре организации (структура в структуре) — 5 л. ЭПК (4) Бюллетени голосования — до прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения — ЭПК | |
б) коллегиальных, совещательных, исполнительных органов организации (организаций) (коллегии, совета, дирекции, правления и др.) | Пост. <**> (1) Пост. <**> (1) | ||
в) контрольных (ревизионных) органов организации (организаций) (советов, комиссий и др.) | |||
г) по координации определенных видов деятельности | Пост. <**> (1) | ||
д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (организаций) (комитетов, комиссий, советов и др.) | Пост. <**> (1) | ||
е) совещаний у руководителя организации (2) | Пост. (1) | ||
ж) собраний трудовых коллективов организации | Пост. <**> (1) | ||
з) собраний структурных подразделений организации | 5 л. (3) | ||
и) общих собраний акционеров, пайщиков | Пост. <**> (4) | ||
к) собраний, сходов граждан | Пост. <**> (1) | ||
л) публичных слушаний | Пост. (1) | ||
19 | Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: | (1) Присланные для сведения — до минования надобности | |
а) по основной (профильной) деятельности | Пост. <**> (1) | ||
б) по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) | 75 л. (2) ЭПК | (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 л. | |
в) по административно-хозяйственным вопросам | 5 л. | ||
20 | Проекты приказов, распоряжений; документы к ним | 1 г. | |
21 | Документы (справки, доклады, отчеты, переписка) о выполнении приказов, распоряжений | 5 л. ЭПК | |
22 | Документы (постановления, решения, рекомендации, резолюции, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, региональных, межведомственных, ведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, «круглых столов», совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: | (1) Относящиеся к деятельности организации — пост. | |
а) по месту проведения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | До минования надобности (1) | ||
23 | Документы (отчеты, доклады, обзоры) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний | Пост. | |
24 | Переписка о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний | 5 л. ЭПК | |
25 | Стандарты качества предоставляемых (бюджетных) услуг: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки | Пост. | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
26 | Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг | 5 л. ЭПК | |
27 | Правила, инструкции, регламенты: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
28 | Рекомендации: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и/или утверждения (согласования) | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
29 | Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке | 5 л. ЭПК | |
30 | Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке | 5 л. ЭПК | |
31 | Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций | 5 л. ЭПК | |
32 | Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности | 5 л. ЭПК | |
33 | Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности | 5 л. ЭПК | |
34 | Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности | 5 л. ЭПК | |
35 | Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности | 5 л. ЭПК |
1.2. Организационные основы управления
36 | Единые Государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей | Пост. | |
37 | Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица | 15 л. (1) ЭПК | (1) После прекращения деятельности. Решения — пост. |
38 | Документы (заявления, решения, статусные сведения индивидуального предпринимателя: гражданство, место жительства, сведения о регистрации, паспортные данные, справки, сведения, уведомления и др.) о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя | 15 л. (1) ЭПК | (1) После прекращения деятельности. Решения — пост. |
39 | Свидетельства о государственной регистрации, о регистрации ликвидации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей; уведомления на открытие филиалов, представительств | Пост. <**> | |
40 | Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах | 5 л. | |
41 | Единые государственные реестры; документы по их ведению (1) | Пост. (2) | (1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня. (2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
42 | Государственные реестры; документы по их ведению (1) | Пост. (2) | (1) Не указанные в самостоятельных статьях Перечня. (2) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
43 | Опись объектов, подлежащих разграничению между Российской Федерацией и субъектом Российской Федерации, между субъектом Российской Федерации и муниципальным образованием | Пост. | |
44 | Документы (описание границ, схемы, справки, переписка) по закреплению границ муниципальных образований | Пост. | |
45 | Списки населенных пунктов: | ||
а) по месту составления | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
46 | Документы (решения, постановления, справки, сведения, переписка) об адресах, присваиваемых вновь построенным объектам | Пост. | |
47 | Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую | Пост. <**> | |
48 | Переписка о реорганизации, переименовании организации, передаче из одной системы в другую | 5 л. ЭПК | |
49 | Документы (протоколы, заключения, уведомления, выписки из государственного реестра, решения судов, переписка) о ликвидации организации | Пост. <**> (1) | (1) Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве |
50 | Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
51 | Договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним | Пост. <**> | |
52 | Протоколы учредительных собраний негосударственных организаций; документы (справки, акты и др.) к ним | Пост. <**> | |
53 | Списки учредителей (участников) негосударственных организаций | Пост. <**> | |
54 | Административные регламенты государственных органов исполнительной власти Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления предоставления государственных, муниципальных услуг и исполнения государственных, муниципальных функций: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
55 | Положения о структурных подразделениях организации; о филиалах, представительствах: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
56 | Положения о подразделениях (управлениях, отделах, секторах) в составе структурных подразделений: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
57 | Положения о коллегиальных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах организации: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
58 | Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке | 5 л. ЭПК | |
59 | Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации | 5 л. (1) ЭПК | (1) После завершения деятельности рабочих групп |
60 | Доверенности, выданные на осуществление отдельных видов деятельности филиалам, представительствам | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия доверенности |
61 | Доверенности, выданные руководителем организации, на представление интересов организации | Пост. <**> | |
62 | Документы (перечень сведений, положения и др.) по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации | Пост. <**> | |
63 | Документы (протоколы, эскизы, описания, заявки, уведомления, решения, переписка) о разработке и регистрации символики организации | Пост. <**> | |
64 | Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
65 | Проекты структур и схем организации управления | 5 л. ЭПК | |
66 | Переписка о разработке структур и схем организации управления | 3 г. (1) | (1) После утверждения |
61 | Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления | 5 л. ЭПК | |
68 | Социально-экономический паспорт административно-территориальной единицы, организации | Пост. | |
69 | Технико-экономический паспорт предприятия (организации) | 10 л. ЭПК | |
70 | Списки, перечни организаций, учреждений, предприятий ведомства: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
71 | Штатные расписания организации, изменения к ним: | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | 3 г. | ||
72 | Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению | 5 л. ЭПК | |
73 | Переписка по разработке и изменению штатных расписаний | 3 г. (1) | (1) После утверждения |
74 | Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) | 75 л. | |
75 | Номенклатура должностей: | (1) После замены новой | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
76 | Расчеты лимита должностей | 5 л. ЭПК | |
77 | Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (типовые): | (1) Индивидуальные работников — 75 л. (2) После замены новыми | |
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. <**> (1) | ||
б) в других организациях | 3 г. (2) | ||
78 | Договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
79 | Акты приема-передачи; приложения к ним, составленные при смене: | (1) После смены должностного, ответственного и материально ответственного лица | |
а) руководителя организации | Пост. <**> | ||
б) должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации | 5 л. (1) | ||
80 | Должностные регламенты (типовые) государственных и муниципальных служащих: | (1) Индивидуальные работников — 75 л. | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. (1) | (2) После замены новыми | |
б) в других организациях | 3 г. (2) | ||
81 | Кодексы профессиональной этики: | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
82 | Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики | 5 л. ЭПК | |
83 | Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (профильной) деятельности организации | Пост. | |
84 | Переписка по организационным вопросам деятельности | 5 л. | |
85 | Договоры (отчуждения исключительных прав, лицензионные) о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности | Пост. <**> | |
86 | Документы (аналитические обзоры, доклады) об основной (профильной) деятельности, представляемые в органы государственной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации | Пост. (1) | (1) По оперативно-хозяйственным вопросам — 5 л. |
87 | Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации | 5 л. ЭПК | |
88 | Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений | 5 л. ЭПК | |
89 | Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности | 5 л. ЭПК | |
90 | Документы (повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, фоно-документы, видео-документы) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, «круглых» столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч: | ||
а) по месту проведения | 5 л. ЭПК | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
91 | Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, «круглых» столов, совещаний, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч | 5 л. ЭПК | |
92 | Документы (положения, программы, справки, отчеты, протоколы, стенограммы, решения о вручении дипломов (1), грамот (1), удостоверений (1) к наградам) о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных): | (1) Дипломы, грамоты, удостоверения к наградам — пост. в награжденных организациях | |
а) по месту проведения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
93 | Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных) | 5 л. ЭПК | |
94 | Документы (программы, доклады, выступления, сообщения) съездов, конгрессов, конференций, «круглых столов», совещаний, приемов, встреч | Пост. | |
95 | Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, фотофонодокументы, видео-документы) по истории организации и ее подразделений | Пост. <**> | |
96 | Документы (заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок) (1) по лицензированию | 5 л. (2) ЭПК | (1) Виды документов по отдельным сферам деятельности указаны в соответствующем законодательстве (2) После прекращения действия лицензии. Протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, — пост. |
97 | Лицензии, их дубликаты, заверенные копии | Пост. <**> | |
98 | Сводные реестры лицензий | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
99 | Реестр лицензий | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
100 | Положения о лицензировании отдельных видов деятельности: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
101 | Журналы регистрации выдачи лицензий | Пост. | |
102 | Переписка по вопросам лицензирования | 5 л. ЭПК | |
103 | Перечни видов лицензируемой деятельности: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми | |
104 | Документы (заявления, справки, выписки из реестров, копии учредительных документов, документы о проверке соответствия определенному виду деятельности, копии лицензий, представления, протоколы, решения, экспертные заключения, отчеты, акты) по аттестации, аккредитации | 5 л. (1) ЭПК | (1) После прекращения аккредитации. Протоколы, решения — пост. |
105 | Свидетельства о государственной аккредитации, аттестации | Пост. <**> | |
106 | Реестры аттестатов, свидетельств об аккредитации | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
107 | Положения об аккредитации организаций, осуществляющих аттестацию организаций: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
108 | Журналы, книги регистрации выдачи аттестатов, свидетельств об аккредитации | 5 л. | |
109 | Переписка по вопросам аттестации, аккредитации | 5 л. ЭПК | |
110 | Документы (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы исследований, испытаний, экспертные заключения, решения) по сертификации | 10 л. (1) ЭПК | (1) У заявителя — 3 г. ЭПК после истечения срока действия сертификата. Протоколы, решения — пост. |
111 | Сертификаты соответствия | Пост. (1) | (1) У заявителя — 3 г. ЭПК после истечения срока действия сертификата |
112 | Единый реестр зарегистрированных систем добровольной сертификации | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
113 | Единый реестр деклараций о соответствии | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
114 | Договоры добровольного подтверждения соответствия | 10 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
115 | Перечень объектов, подлежащих сертификации: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новым | ||
116 | Реестр выданных сертификатов соответствия | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
117 | Переписка по вопросам сертификации | 5 л. ЭПК | |
118 | Переписка о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним | Пост. | |
119 | Генеральные доверенности на право управления имуществом | Пост. <**> | |
120 | Документы (акты, протоколы, справки, заключения) по подтверждению имущественного правопреемства юридических лиц (организаций) | Пост. <**> | |
121 | Переписка о подтверждении имущественного правопреемства юридических лиц (организаций) | Пост. | |
122 | Документы (акты, решения) о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему | Пост. <**> | |
123 | Договоры доверительного управления имуществом | Пост. <**> | |
124 | Документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации | Пост. | |
125 | Договоры, контракты, свидетельства на право оперативного управления, хозяйственного ведения имуществом (нежилым фондом) | Пост. <**> | |
126 | Документы (акты инвентаризации имущества, бухгалтерские балансы, перечни долгов предприятия и др.) о продаже имущественных комплексов (предприятий, зданий, сооружений) юридическим лицам | Пост. <**> | |
127 | Переписка о передаче имущества в доверительное управление доверительному управляющему | 10 л. ЭПК | |
128 | Переписка о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации | 10 л. ЭПК | |
129 | Переписка о продаже юридическим лицам имущественных комплексов | Пост. | |
130 | Документы (программы, переписка, справки) по государственному мониторингу земель | 5 л. ЭПК | |
131 | Документы (ходатайства, выписки из земельного кадастра, копии постановлений глав администраций, губернаторов и др.) о переводе земельных участков из одной категории в другую | Пост. | |
132 | Заключения о возможности выкупа земельных участков | Пост. | |
133 | Документы (постановления, распоряжения, схемы, планы и др.) по оформлению земельных участков в собственность | Пост. | |
134 | Переписка по земельным вопросам | 5 л. ЭПК | |
135 | Перечень (список) землепользователей | Пост. | |
136 | Похозяйственные книги и алфавитные книги хозяйств | Пост. | |
137 | Документы (информации, сведения, отчеты, переписка и др.) об изъятии земельных участков, территорий для государственных, муниципальных нужд | Пост. | |
138 | Документы (постановления, перечни имущества, акты, расчеты, выписки из реестра, переписка) об отчуждении (изъятии) недвижимого имущества для государственных, муниципальных нужд | Пост. | |
139 | Документы (жалобы, судебные иски, переписка) по опротестованию собственником решений по отчуждению (изъятию, реквизиции) его имущества | 5 л. (1) ЭПК | (1) После вынесения окончательного решения |
140 | Документы (постановления, решения, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации | Пост. <**> (1) | (1) Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве |
141 | Программы, планы приватизации государственного и муниципального имущества | Пост. (1) | (1) Присланные для сведения — до минования надобности |
142 | Перечни, акты инвентаризации подлежащего приватизации имущественного комплекса государственного или муниципального предприятия | Пост. <**> | |
143 | Перечень объектов, не подлежащих приватизации в составе имущественного комплекса государственного или муниципального предприятия | Пост. <**> | |
144 | Предложения государственных и муниципальных организаций (предприятий) о приватизации своего имущества в текущем году с обоснованием и расчетами | Пост. | |
145 | Журнал регистрации дел по приватизации предприятий, организаций | Пост. | |
146 | Информации о результатах приватизации федерального имущества, имущества субъекта Российской Федерации, муниципального имущества | 10 л. ЭПК | |
147 | Переписка по вопросам приватизации | 5 л. ЭПК | |
148 | Реестры акционеров, выписки из реестров акционеров | Пост. <**> (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
149 | Реестры владельцев ценных бумаг | Пост. <**> (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
150 | Списки аффилированных лиц | Пост. <**> | |
151 | Списки лиц, имеющих право на дивиденды, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров | Пост. <**> | |
152 | Доверенности (копии доверенностей) (1) на участие в общем собрании акционеров | Пост. <**> | (1) При отсутствии подлинника |
153 | Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) о приеме-передаче акций (пакетов акций) | Пост. <**> | |
154 | Добровольное предложение о приобретении более 30 процентов акций открытого общества с прилагаемыми документами | 5 л. (1) | (1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в федеральной (государственной) собственности, — пост. в составе комплексных дел по реализации федеральной (государственной) собственности |
155 | Обязательное предложение о приобретении акций открытого общества, а также иных эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции открытого общества с прилагаемыми документами | 5 л. (1) | (1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в федеральной (государственной) собственности, — пост. в составе комплексных дел по реализации федеральной (государственной) собственности |
156 | Конкурирующее предложение в отношении соответствующих ценных бумаг с прилагаемыми документами | 5 л. (1) | (1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в федеральной (государственной) собственности, — пост. в составе комплексных дел по реализации федеральной (государственной) собственности |
157 | Уведомление о праве требования выкупа ценных бумаг с прилагаемыми документами | 5 л. (1) | (1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в федеральной (государственной) собственности, — пост. в составе комплексных дел по реализации федеральной (государственной) собственности |
158 | Требование о выкупе ценных бумаг с прилагаемыми документами | 5 л. (1) | (1) По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в федеральной (государственной) собственности, — пост. в составе комплексных дел по реализации федеральной (государственной) собственности |
159 | Договоры о продаже-покупке акций | Пост. <**> | |
160 | Передаточные распоряжения, подтверждающие передачу пакета акций | Пост. <**> | |
161 | Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров | Пост. <**> | |
162 | Положения о долевой собственности | Пост. <**> | |
163 | Отчеты эмитента: | (1) При отсутствии отчета за I квартал — пост. | |
а) за I квартал финансового (отчетного) года | Пост. | ||
б) за II — IV кварталы финансового (отчетного) года | 5 л. (1) | ||
164 | Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и др.) по акционированию | 5 л. ЭПК | |
165 | Решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, изменения и/или дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные в установленном порядке регистрирующими органами | Пост. <**> | |
166 | Сообщения, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг | 3 г. (1) | (1) В случае возникновения споров, разногласий, возбуждения уголовных дел и судебных разбирательств — сохраняется до выяснения окончательного решения |
167 | Отчеты профессиональных участников рынка ценных бумаг (010 «О внесении изменений в сведения об организации»; 050 «Об участии в судебных процессах, ответчиком в которых выступила организация»): | ||
а) по месту составления | Пост. | ||
б) по месту представления | 3 г. | ||
168 | Документы (заявления должника, кредиторов, уполномоченного органа и документы к ним; отзыв должника на заявления о признании банкротом; уведомления; заключения о стоимости имущества, акты инвентаризации имущества; списки кредиторов; протоколы собраний кредиторов, комитетов кредиторов и документы к ним; решения; определения арбитражного суда; планы финансового оздоровления и графики погашения задолженности; планы внешнего управления; реестр требований кредиторов; договор с реестро-держателем; договор страхования ответственности на случай причинения ущерба лицам, участвующим в деле о банкротстве; отчеты организации-должника о погашении задолженности; мировые соглашения; переписка и др.) о банкротстве организации | Пост. <**> (1) | (1) Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве. По завершении работы документы передаются в фонде ликвидированной организации в соответствующий государственный, муниципальный архив |
169 | Единый государственный реестр саморегулируемых организаций арбитражных управляющих | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
170 | Документы (заявления, копии учредительных документов, свидетельств, дипломов, трудовых книжек, справки) об организации деятельности саморегулируемых организаций арбитражных управляющих | 15 л. (1) ЭПК | (1) После прекращения деятельности |
171 | Отчеты арбитражных управляющих (временного управляющего, внешнего управляющего, конкурсного или административного управляющего); документы к ним | Пост. <**> | |
172 | Документы (распоряжения, заявки, планы продаж, списки, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков, переписка) о продаже имущества организации-должника | Пост. (1) <**> | (1) Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и др.) — 5 л. ЭПК |
1.3. Контроль
173 | Документы (доклады, справки, отчеты, акты, заключения, представления, предписания, докладные записки) проверок организации: | (1) Для внутренних проверок организации — 5 л. ЭПК | |
а) комплексных, тематических (по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности) | Пост. (1) | ||
б) структурных подразделений организации | 5 л. ЭПК | ||
174 | Документы (акты, предписания, заключения, справки, докладные записки) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст. 402): | ||
а) по месту проведения | Пост. | ||
б) в других организациях | 5 л. ЭПК | ||
175 | Переписка о проведении проверок и ревизий | 5 л. | |
176 | Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизий, их решений, определений, предписаний, актов, заключений | 5 л. | |
177 | Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий | 5 л. | |
178 | Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий | 5 л. ЭПК | |
179 | Протокольные поручения Государственной Думы; документы (докладные записки, справки, информации, переписка) по их выполнению | Пост. | |
180 | Парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; документы (обзоры, справки, переписка) по их рассмотрению | Пост. (1) | (1) Запросы и обращения депутатов представительных органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления — 5 л. ЭПК |
181 | Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан | Пост. | |
182 | Документы (докладные записки, справки, сводки, информации, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан | 5 л. ЭПК | |
183 | Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению: а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции | Пост. | (1) В случае неоднократного обращения — 5 л. после последнего рассмотрения |
б) личного характера | 5 л. ЭПК | ||
в) оперативного характера | 5 л. (1) |
1.4. Правовое обеспечение деятельности
184 | Единый государственный реестр прав на недвижимое имущество и сделок с ним | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
185 | Свидетельства, сертификаты на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, знаков обслуживания | Пост. <**> | |
186 | Документы (постановления, доверенности, заявки, заключения, решения) к свидетельствам, сертификатам | Пост. | |
187 | Переписка по вопросам установления прав собственности юридических и физических лиц | 5 л. (1) ЭПК | (1) После выдачи свидетельства о праве собственности |
188 | Документы (постановления, определения, акты, решения, протоколы (1), заключения, запросы, заявления, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера | 5 л. (2) ЭПК | (1) Протоколы административных комиссий муниципальных образований — 3 г. (2) О серьезных нарушениях, повлекших возбуждение уголовных дел и судебных разбирательств, — пост. |
189 | Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, ходатайств, протоколов, определений, постановлений, характеристик), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды | 5 л. (1) | (1) После вынесения решения |
190 | Переписка по вопросам правоохранительного характера | 5 л. ЭПК | |
191 | Договоры, соглашения об оказании юридических услуг | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
192 | Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы документов | 5 л. ЭПК | |
193 | Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы | 5 л. ЭПК | |
194 | Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч. о разъяснении законодательства | 3 г. | |
195 | Картотеки, книги, журналы, базы данных регистрации арбитражных дел, претензий и исков | 5 л. (1) | (1) После вынесения последнего решения |
196 | Базы данных (справочные, полнотекстовые): | (1) По месту разработки и утверждения законодательных актов — пост. | |
а) по законодательным актам | До замены новыми (1) | ||
б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации | Пост. <**> | ||
197 | Книги записей юридических консультаций | 3 г. |
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
198 | Перечни документов: | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
199 | Типовые и примерные номенклатуры дел: | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
200 | Номенклатуры дел организации (сводные), классификаторы дел и документов: | (1) Структурных подразделений — до замены новыми и не ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел | |
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. (1) | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
201 | Табель форм документов, применяемых в организации: | ||
а) по месту составления | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новым | ||
202 | Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения | 3 г. (1) | (1) После утверждения |
203 | Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения | 1 г. (1) | (1) После снятия с контроля |
204 | Списки адресов обязательной рассылки документов | 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
205 | Переписка о нарушении правил пересылки документов | 1 г. | |
206 | Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности | 3 г. | |
207 | Планы мероприятий по охране коммерческой тайны в организации | 5 л. (1) | (1) После замены новыми |
208 | Документы (списки, заявки, заключения) по учету и принятию на обслуживание обладателей конфиденциальной информации | 5 л. (1) | (1) После снятия с учета |
209 | Документы (списки, обязательства, расписки) лиц, принявших обязательства о неразглашении сведений ограниченного доступа (конфиденциального характера, служебной и коммерческой тайны) | 5 л. (1) | (1) После снятия грифа ограничения доступа к сведениям |
210 | Целевые программы, концепции информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним | Пост. | |
211 | Паспорта информатизации организации | Пост. | |
212 | Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий | 5 л. ЭПК | |
213 | Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой | 5 л. | |
214 | Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота | 5 л. ЭПК | |
215 | Договоры о проектировании, разработке, внедрении, эксплуатации, сопровождении автоматизированных систем и программных продуктов | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
216 | Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения | 5 л. ЭПК | |
217 | Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств | 5 л. | |
218 | Программные продукты (комплексы) | Пост. <**> | |
219 | Распорядительная и эксплуатационно-техническая документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу и пользователям информации по защите информации: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
220 | Базы данных информационных систем | В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу | |
221 | Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к сети | 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
222 | Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
223 | Договоры, соглашения об информационном обмене | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора, соглашения |
224 | Документы (акты, заключения, справки, переписка) о состоянии защиты информации в организации | 10 л. ЭПК | |
225 | Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники | 5 л. | |
226 | Схемы организации криптографической защиты конфиденциальной информации | 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
227 | Перечни паролей персональных компьютеров, содержащих конфиденциальную информацию | До замены новыми | |
228 | Акты об уничтожении средств криптографической защиты информации и машинных носителей с ключевой информацией | 5 л. | |
229 | Перечни работ по резервному копированию информации | 10 л. ЭПК | |
230 | Журналы учета машинных носителей информации, программно-технических средств защиты информации от несанкционированных действий, накопителей на жестких дисках, предназначенных для работы с конфиденциальной информацией | 5 л. | |
231 | Журналы поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов | 5 л. | |
232 | Сертификаты ключа подписи | Пост. <**> (1) | (1)В форме электронного документа хранятся не менее 5 л. после исключения из реестра сертификатов ключей подписей |
233 | Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи и др.) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи | 15 л. (1) ЭПК | (1) После аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности |
234 | Единый государственный реестр сертификатов ключей подписи | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
235 | Реестры сертификатов ключей подписи удостоверяющего центра | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
236 | Регламенты работы (взаимодействия) удостоверяющих центров: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | 5 л. (1) | ||
237 | Договоры между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи | 15 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
238 | Переписка о сертификатах ключа подписи | 15 л. ЭПК | |
239 | Реестры должностных лиц, которым выдаются сертификаты ключа подписи | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
240 | Списки уполномоченных лиц — владельцев сертификатов ключа подписи от организаций | Пост. | |
241 | Документы (заявки и уведомления о регистрации и о внесении изменений в реестр; табели отношений должностей и видов документов, подписываемых с помощью электронной цифровой подписи) о регистрации уполномоченных лиц организации в реестре уполномоченных лиц организаций — владельцев сертификатов ключа подписи | 15 л. (1) | (1) После исключения уполномоченного лица организации — владельца сертификата ключа подписи из реестра |
242 | Заявления на подтверждение электронной цифровой подписи в электронном документе и электронной цифровой подписи уполномоченного лица, уполномоченного удостоверяющего центра | 5 л. ЭПК | |
243 | Соглашения между участниками корпоративной информационной системы о порядке ведения, хранения и аннулирования сертификата ключа подписи | 15 л. ЭПК | |
244 | Акты сдачи в эксплуатацию рабочих мест со средствами электронной цифровой подписи | Пост. | |
245 | Акты о выполнении работы по установке и настройке комплектов средств электронной цифровой подписи | 15 л. ЭПК | |
246 | Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом) | Пост. (1) | (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации |
247 | Документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы, карточки фондов, паспорта архивов, реестры описей) архивного учета | Пост. (1) | (1)В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации |
248 | Описи дел (1): | (1) Структурных подразделений — 3 г. после утверждения ЭПК (ЭК) сводного годового раздела описи (2) Неутвержденные — до минования надобности (3) На постоянное хранение в государственные, муниципальные архивы передаются после ликвидации организации (4) После уничтожения дел |
|
а) постоянного хранения (утвержденные) | Пост. <**> (2) | ||
б) по личному составу | Пост. (3) | ||
в) временного хранения | 3 г. (4) | ||
249 | Топографические указатели | 1 г. (1) | (1) После замены новыми |
250 | Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами | 10 л. ЭПК | |
251 | Документы (постановления, акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел (изъятия дел), описей во временное пользование | 3 г. (1) | (1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям — 5 л. ЭПК |
252 | Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов | 5 л. | |
253 | Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним | 5 л. | |
254 | Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства (1) | 5 л. (2) ЭПК | (1) Договоры депозитарного хранения документов, договоры приема-передачи документов на постоянное хранение, соглашения о сотрудничестве — пост. (2) После истечения срока действия договора |
255 | Заключения государственного, муниципального архива о составе документов приватизируемой организации; ликвидируемой организации | Пост. | |
256 | Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела | 5 л. ЭПК | |
257 | Отчеты, справки об объеме документооборота в организации | 1 г. | |
258 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля: | (1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — 5 л. |
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности | Пост. <**> (1) | ||
б) распорядительных документов по личному составу (2) | 75 л. (1) | ||
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности | 5 л. | ||
г) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью | 5 л. | ||
д) контроля исполнения документов | 3 г. | ||
е) обращений граждан | 5 л. | ||
ж) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры | 3 г. | ||
з) фотофонодокументов, видео-документов | 3 г. (1) | ||
и) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов | 1 г. | ||
259 | Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета: | (1) После возвращения всех дел | |
а) приема посетителей | 3 г. | ||
б) рассылки документов | 2 г. | ||
в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях | 3 г. | ||
г) бланков строгой отчетности | 3 г. | ||
д) машинописных, компьютерных, копировальных работ | 1 г. | ||
е) выдачи дел во временное пользование | 3 г. (1) | ||
ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности | 1 г. | ||
260 | Книги, журналы учета: | (1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии) | |
а) электронных носителей | 5 л. (1) | ||
б) выдачи электронных дисков | 5 л. (1) | ||
в) паролей | 5 л. (2) | ||
г) ключевых носителей | 5 л. (3) | ||
д) сертификатов электронных цифровых подписей | 5 л. (3) | (2) После замены пароля | |
е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации | 5 л. | (3) После замены ключа | |
ж) копирования баз данных | До минования надобности | ||
з) технических средств защиты | 5 л. (1) | ||
261 | Книги, журналы учета: | (1) После снятия грифа ограничения | |
а) экземпляров (копий) документов, содержащих сведения конфиденциального характера | 3 г. (1) | ||
б) электронных носителей, содержащих сведения конфиденциального характера | До минования надобности |
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Прогнозирование
262 | Целевые программы (федеральные, региональные, муниципальные, отраслевые), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности: | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
263 | Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке | 10 л. ЭПК | |
264 | Переписка о разработке целевых программ | 5 л. ЭПК | |
265 | Документы (доклады, отчеты, обзоры) о ходе выполнения целевых программ | Пост. | |
266 | Переписка о ходе выполнения целевых программ | 5 л. ЭПК | |
267 | Прогнозы (перспективные планы, программы) деятельности и развития организации | Пост. <**> | |
268 | Концепции развития организации | Пост. <**> | |
269 | Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним | 10 л. ЭПК |
2.2. Текущее планирование
270 | Планы экономического и социального развития организации: | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
271 | Бизнес-планы; документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним | Пост. | |
272 | Государственные, муниципальные контракты на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг | 5 л. (1) ЭПК | (1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост. <**> |
273 | Документы (конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации: | (1) По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам — пост. <**> | |
а) в организации — заказчике | 5 л. (1) ЭПК | ||
б) в других организациях | 5 л. | ||
274 | Положения о комиссиях по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг организации | Пост. | |
275 | Переписка о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд организации | 5 л. | |
276 | Журналы регистрации протоколов комиссии организации по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг | 5 л. | |
277 | Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе на поставку товаров, выполнения работ, оказания услуг | 5 л. | |
278 | Журналы регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросах котировок цен | 5 л. | |
279 | Реестры государственных, муниципальных контрактов, заключенных по итогам размещения заказов | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
280 | Документы (извещения о конкурсах, заявки на участие в конкурсах, протоколы, уведомления, договоры (соглашения), заключения, отчеты) о проведении конкурсов на право получения грантов | Пост. <**> (1) | (1) По отклоненным заявкам — 5 л. ЭПК |
281 | Положения (регламенты) конкурсных комиссий — Экспертных советов на право получения грантов | Пост. | |
282 | Представления на кандидатов для избрания в состав Экспертных советов на право получения грантов; документы к ним | Пост. | |
283 | Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов | 5 л. | |
284 | Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов | 5 л. | |
285 | Годовые планы организации: | (1) В других организациях — до минования надобности | |
а) по основным (профильным) для данной организации направлениям деятельности | Пост. (1) | ||
б) по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности | 5 л. | ||
286 | Проекты планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним | 5 л. ЭПК | |
287 | Планы, программы мероприятий по отдельным направлениям деятельности (ликвидация последствий чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, проведение срочных видов работ), утвержденные руководством организации | Пост. | |
288 | Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений | До минования надобности | |
289 | Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию | 5 л. | |
290 | Годовые планы работы структурных подразделений организации | 5 л.(1) | (1) При отсутствии годовых планов работы организации — пост. |
291 | Индивидуальные планы работников | 1 г. | |
292 | Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов | 5 л. | |
293 | Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов | 5 л. ЭПК | |
294 | Аналитические записки (анализы) о выполнении планов организации: | (1) При отсутствии годовых — пост. | |
а) перспективных, годовых | Пост. | ||
б) полугодовых, квартальных | 5 л. (1) | ||
295 | Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития организации | 5 л. ЭПК | |
296 | Переписка по вопросам планирования | 5 л. |
2.3. Ценообразование
297 | Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
298 | Справки, расчеты по прогнозированию цен | 5 л. | |
299 | Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен и их корректировке: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки | Пост. | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
300 | Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия соглашения |
301 | Протоколы согласования цен на имущество, продукцию и услуги | 5 л. ЭПК | |
302 | Протоколы заседаний тиражно-калькуляционной комиссии | 5 л. | |
303 | Переписка по вопросам ценообразования | 5 л. ЭПК | |
304 | Переписка о разработке, применении и изменении тарифов | 5 л. ЭПК | |
305 | Переписка с иностранными организациями о тарифах | 15 л. ЭПК |
3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
3.1. Финансирование, кредитование
306 | Бюджетное послание Президента Российской Федерации: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
307 | Бюджетная классификация Российской Федерации: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новой | ||
308 | Сводная бюджетная роспись (бюджетная роспись) на текущий финансовый год и плановый период: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новой | ||
309 | Бюджетная смета бюджетного учреждения: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новой | ||
310 | Лимиты бюджетных обязательств: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
311 | Справки об изменении сводной бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
312 | Справки о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств, предельных объемах финансирования, доведенных получателю бюджетных средств, администратору источников финансирования дефицита бюджета, участвующему во внутриведомственной реорганизации: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
313 | Финансовые планы перспективные: | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. До минования | ||
б) в других организациях | надобности | ||
314 | Планы (бюджеты) организации: | (1) В других организациях — до минования надобности | |
— финансовый (баланс доходов и расходов); | |||
— финансирования и кредитования; | |||
— валютный; | (2) При отсутствии годовых — пост. | ||
— материальных балансов; | |||
— капитальных вложений; | (3) При отсутствии годовых и квартальных — пост. | ||
— по труду и заработной плате; | |||
— прибыли; | |||
— образования, распределения и использования фондов организации; | |||
— накопления и расходования оборотных средств и др.: | |||
а) сводные годовые | Пост. (1) | ||
б) годовые | Пост. (1) | ||
в) квартальные | 5 л. (2) | ||
г) месячные | 1 г. (3) | ||
315 | Проекты планов (бюджетов) организации | 5 л. | |
316 | Выписки из соответствующих лицевых счетов, приложения к выпискам из лицевых счетов, отчеты о состоянии лицевых счетов с приложением платежных документов | 5 л. | |
317 | Документы (уведомления, справки, реестры, заявки, извещения и др.) по поступлениям в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
318 | Документы (данные, сведения, отчеты) мониторинга качества финансового менеджмента: | (1) При отсутствии годовых — пост. | |
а) годовые | Пост. | ||
б) квартальные | 5 л. (1) | ||
319 | Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов) | 5 л. ЭПК | |
320 | Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности | Пост. | |
321 | Казначейские уведомления, расходные расписания; реестры расходных расписаний | 5 л. | |
322 | Экономические нормативы финансового обеспечения и их распределения; расчеты к ним | 5 л. | |
323 | Переписка об экономических нормативах | 5 л. | |
324 | Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры: | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
325 | Сметы (доходов и расходов) организации, бюджетного учреждения, по приносящей доход деятельности; сведения о сметных назначениях: | (1) Административно-хозяйственных расходов — 5 л. | |
а) годовые | Пост. (1) | ||
б) квартальные | 5 л. | ||
326 | Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансовом обеспечении всех направлений деятельности | 5 л. ЭПК | |
327 | Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов (исполнения бюджетов) организации: | (1) В других организациях — до минования надобности | |
— финансового; | |||
— финансирования и кредитования; | (2) При отсутствии годовых — пост. | ||
— валютного; | |||
— материальных балансов; | (3) При отсутствии годовых, квартальных — пост. | ||
— капитальных вложений; | |||
— по труду и заработной плате; | |||
— прибыли; | |||
— образования, распределения и использования фондов организации; | |||
— накопления и расходования оборотных средств и др.: | |||
а) сводные годовые | Пост. (1) | ||
б) годовые | Пост. (1) | ||
в) квартальные | 5 л. (2) | ||
г) месячные | 1 г. (3) | ||
328 | Документы (проекты договоров, справки, переписка) по согласованию совершения крупных сделок федеральными государственными унитарными предприятиями, подведомственными федеральным органам исполнительной власти | 5 л. ЭПК | |
329 | Отчеты по государственным, муниципальным заказам (контрактам): | ||
а) по месту проведения аукциона или конкурса | Пост. | ||
б) в представляющей организации | 5 л. | ||
330 | Сведения о заключенных государственных, муниципальных контрактах (их изменении); об исполнении (прекращении действия) государственных, муниципальных контрактов | Пост. | |
331 | Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды | 5 л. | |
332 | Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины | 5 л. ЭПК | |
333 | Документы (положения, справки, расчеты, докладные записки, заключения) о формировании фондов организации и их расходовании | 5 л. ЭПК | |
334 | Переписка об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих, расчетных, бюджетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций | 5 л. | |
335 | Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов | 5 л. | |
336 | Переписка с банками по неоплаченным счетам и по отказам банков в оплате счетов | 3 г. | |
337 | Договоры банковского счета | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
338 | Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения | 1 г. | |
339 | Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по вопросам кредитования | 5 л. ЭПК | |
340 | Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств | 5 л. (1) ЭПК | (1) После полного исполнения обязательств, списания задолженностей по обязательству или иным основаниям |
341 | Переписка о размещении акций, вкладов | 5 л. | |
342 | Переписка о начислении дивидендов | 5 л. | |
343 | Заявки на получение кредитов | 1 г. (1) | (1) После погашения кредитов |
344 | Переписка о нормах обязательных резервов | 5 л. | |
345 | Переписка по вопросам разъяснения порядка финансового обеспечения бюджетных инвестиций | 5 л. | |
346 | Сводные ведомости по открытым кредитам | Пост. | |
347 | Сведения о расходовании кредитов: | ||
а) годовые | Пост. | ||
б) квартальные | 3 г. | ||
в) месячные | 1 г. | ||
348 | Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах | 5 л. | |
349 | Кассовые планы: | ||
а) годовые | 5 л. | ||
б) квартальные | 3 г. | ||
в) месячные | 1 г. | ||
350 | Отчеты по кассовым планам | 5 л. |
4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
351 | Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): | (1) При отсутствии годовых — пост. (2) При отсутствии годовых, квартальных — пост. | |
а) сводная годовая (консолидированная) | Пост. <**> | ||
б) годовая | Пост. | ||
в) квартальная | 5 л. (1) | ||
г) месячная | 1 г. (2) | ||
352 | Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): | (1) При отсутствии годовых — пост. (2) При отсутствии годовых, квартальных — пост. | |
а) годовая | Пост. <**> | ||
б) квартальная | 5 л. (1) | ||
в) месячная | 1 г. (2) | ||
353 | Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним | Пост. <**> | |
354 | Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности | 5 л. ЭПК | |
355 | Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности | Пост. | |
356 | Отчеты об исполнении смет: | (1) При отсутствии годовых — пост. | |
а) сводные годовые | Пост. | ||
б) годовые | Пост. | ||
в) квартальные | 5 л. (1) | ||
357 | Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов: | ||
а) годовые | Пост. | ||
б) полугодовые, квартальные | 5 л. | ||
358 | Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности или другим стандартам | Пост. <**> | |
359 | Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности | 5 л. | |
360 | Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) | 5 л. | |
361 | Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.) | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
362 | Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.) | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
363 | Утвержденные лимиты, фонды заработной платы: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
364 | Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | 5 л. | |
365 | Реестры закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых организацией без заключения государственного или муниципального контракта | 5 л. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
366 | Документы (акты, сведения, справки, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями | 5 л. (1) | (1) После проведения взаиморасчета |
367 | Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах | 1 г. | |
368 | Счета-фактуры | 4 г. | |
369 | Документы (счета, справки, переписка) по финансовым вопросам благотворительной деятельности | 5 л. ЭПК | |
370 | Переписка о сроках и размере арендной платы | 5 л. | |
371 | Документы (заявления, поручения, переписка) о валютных операциях (покупка, продажа) | 5 л. ЭПК | |
372 | Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами | Пост. | |
373 | Отчеты о платежах и поступлениях валюты: | (1) При отсутствии годовых — пост. | |
а) сводные годовые | Пост. | (2) При отсутствии годовых и квартальных — пост. | |
б) годовые | Пост. | ||
в) квартальные | 3 г. (1) | ||
г) месячные | 1 г. (2) | ||
374 | Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей | 10 л. (1) | (1) После закрытия счета |
375 | Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки | 5 л. | |
376 | Отчеты по драгоценным металлам | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
377 | Гарантийные письма | 5 л. (1) | (1) После окончания срока гарантии |
378 | Переписка о выдаче и возврате ссуд | 5 л. (1) | (1) После погашения ссуды |
379 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности | 5 л. ЭПК | |
380 | Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | 5 л. (1) | (1) После замены новыми |
381 | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах | Пост. <**> | |
382 | Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним | 5 л. ЭПК | |
383 | Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новым | ||
384 | Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | 5 л. ЭПК | |
385 | Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг | 5 л. | |
386 | Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями | 5 л. (1) | (1) После погашения налогов |
387 | Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей | 5 л. | |
388 | Документы (таблицы, акты, расчеты) по дополнительному налогообложению за определенный период времени из-за пересмотра налогового законодательства | 5 л. | |
389 | Реестры расчета земельного налога | 5 л. | |
390 | Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: | (1) При отсутствии годовых — пост. С нарастающим итогом за IV квартал — пост. | |
а) годовые | Пост. | ||
б) квартальные | 5 л. (1) | ||
391 | Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию | Пост. | |
392 | Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов | 5 л. ЭПК | |
393 | Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу | 5 л. (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 л. |
394 | Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (ф. N 1-НДФЛ) | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов — 75 л. |
395 | Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | 5 л. (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 л. |
396 | Сведения о доходах физических лиц | 5 л. (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 л. |
397 | Реестры сведений о доходах физических лиц | 75 л. | |
398 | Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов | 5 л. ЭПК | |
399 | Документы (решения, справки, отчеты, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам | 5 л. ЭПК | |
400 | Документы (списки объектов налогообложения, перечни льгот, объяснения, сведения, расчеты) по расчету налоговой базы юридическими лицами за налоговый период | 5 л. | |
401 | Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения | Пост. | |
402 | Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. проверке кассы, правильности взимания налогов и др. | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
403 | Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
404 | Стандарты, методики проведения аудита: | ||
а) по месту разработки | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
405 | Планы аудита (общие): | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
406 | Программы аудита (общие): | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
407 | Договоры оказания аудиторских услуг | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
408 | Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности | 5 л. (1) ЭПК | (1) При условии проведения проверки (ревизии). Для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — пост. |
409 | Переписка о наложенных на организацию взысканиях, штрафах | 5 л. | |
410 | Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях | 5 л. ЭПК | |
411 | Положения об оплате труда и премировании работников: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | 5 л. (1) | ||
412 | Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат (1); доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат | 5 л. (2) | (1) При отсутствии лицевых счетов — 75 л. (2) При условии проведения проверки (ревизии) |
413 | Лицевые карточки, счета работников | 75 л. ЭПК | |
414 | Переписка о выплате заработной платы | 5 л. | |
415 | Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи | 5 л. | |
416 | Исполнительные листы работников (исполнительные документы) | До минования надобности (1) | (1) Не менее 5 л. |
417 | Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков | До минования надобности (1) | (1) Не менее 5 л. |
418 | Лицевые счета акционеров | 5 л. (1) | (1) После перехода права собственности на акции. При условии проведения проверки (ревизии) |
419 | Ведомости на выдачу дивидендов | 75 л. | |
420 | Ведомости на выдачу компенсаций гражданам за причинение ущерба на финансовом и фондовом рынках | 25 л. (1) | (1) После выплаты компенсации |
421 | Государственный реестр государственного имущества, составляющего государственную казну | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
422 | Документы (карты учета, правоустанавливающие документы, решения, акты) по ведению реестра государственного, муниципального имущества | Пост. | |
423 | Реестры балансодержателей недвижимого имущества Российской Федерации | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
424 | Документы (распоряжения, перечни, акты) по передаче имущества из федеральной собственности в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, из собственности субъекта Российской Федерации в федеральную или муниципальную собственность, из муниципальной собственности в федеральную собственность или собственность субъекта Российской Федерации | Пост. | |
425 | Документы (списки имущества, акты, соглашения) о порядке установления долевой собственности между собственниками имущества и его разделе | Пост. <**> | |
426 | Документы (предписания, акты, судебные иски, переписка) о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения | 15 л. (1) ЭПК | (1) После вынесения окончательного судебного решения |
427 | Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств | Пост. <**> (1) | (1) О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) — 5 л. При условии проведения проверки (ревизии) |
428 | Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Пост. <**> | |
429 | Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации | Пост. <**> | |
430 | Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества | 10 л. (1) ЭПК | (1) После продажи |
431 | Документы (справки, акты, сведения, решения и др.) о возврате конфискованного имущества реабилитированных граждан (жертв политических репрессий) | Пост. <**> | |
432 | Акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) | Пост. <**> | |
433 | Переписка о разделе совместной собственности юридических лиц | Пост. | |
434 | Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества) | 5 л. | |
435 | Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
436 | Договоры, соглашения (1) | 5 л. (2) ЭПК | (1) Не указанные в отдельных статьях Перечня (2) После истечения срока действия договора, соглашения |
437 | Протоколы разногласий по договорам | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
438 | Завещания | Пост. <**> | |
439 | Договоры дарения | Пост. <**> | |
440 | Договоры подряда с юридическими лицами | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
441 | Договоры проката | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
442 | Договоры ренты | Пост. <**> | |
443 | Договоры возмездного оказания услуг (консультационных, информационных, услуг по обучению) работникам | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
444 | Договоры-поручения | 5 л. ЭПК (1) | (1) После истечения срока действия договора |
445 | Договоры найма | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действий договора |
446 | Договоры мены | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действий договора |
447 | Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
448 | Документы (заявления, заключения страховщика, переписка) по страховой деятельности | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
449 | Договоры по лизингу имущества организации | Пост. <**> | |
450 | Документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации | Пост. | |
451 | Договоры по залогу имущества организации | 10 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества — пост. |
452 | Документы (расчеты стоимости имущества, акты, переписка) по залогу имущества организации | 10 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора. Документы по залогу недвижимого имущества — пост. |
453 | Паспорта сделок | Пост. <**> | В кредитных организациях — 15 лет |
(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 16.02.2016 N 403) | |||
454 | Переписка по вопросам оказания платных услуг | 5 л. | |
455 | Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора, соглашения |
456 | Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора, соглашения (2) При отсутствии лицевых счетов — 75 л. |
б) по трудовым договорам, договорам подряда | 5 л. (2) | ||
в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям | 5 л. (1) | ||
457 | Договоры о материальной ответственности материально ответственного лица | 5 л. (1) | (1) После увольнения материально ответственного лица |
458 | Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности (1) | (1) Не менее 5 л. |
459 | Книги, журналы, карточки учета: | (1) При условии проведения проверки (ревизии) | |
а) ценных бумаг | Пост. <**> | ||
б) поступления валюты | 5 л. (1) | ||
в) регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества, в т.ч. акций | Пост. <**> | (2) После окончания срока действия договора, контракта, соглашения | |
г) договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами | 5 л. (2) | ||
д) основных средств (зданий, сооружений), иного имущества, обязательств | 5 л. (3) | (3) После ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии) | |
е) договоров, актов о приеме-передаче имущества | Пост. <**> | ||
ж) расчетов с организациями | 5 л. (4) | ||
з) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 л. (4) | (4) При условии проведения проверки (ревизии) | |
и) погашенных векселей на уплату налогов | 5 л. (5) | (5) После погашения налога. При условии проведения проверки (ревизии) | |
к) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость | 5 л. (6) | (6) С даты последней записи. При условии проведения проверки (ревизии) | |
л) хозяйственного имущества (материальных ценностей) | 5 л. (4) | ||
м) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) | 5 л. (4) | ||
н) подотчетных лиц | 5 л. | ||
о) исполнительных листов | 5 л. | ||
п) сумм доходов и подоходного налога работников | 5 л. | ||
р) депонированной заработной платы | 5 л. (4) | ||
с) депонентов по депозитным суммам | 5 л. | ||
т) доверенностей | 5 л. (4) | ||
у) учета покупок; учета продаж | 4 г. | ||
460 | Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
461 | Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5 л. | |
462 | Формы (альбомы форм) унифицированных первичных документов и регистров бухгалтерского учета: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
463 | Заказы на бланки документов учета и отчетности | 1 г. |
4.2. Статистический учет и отчетность
464 | Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов: | (1) При отсутствии годовых — пост. (2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — пост. |
|
а) сводные годовые и с большей периодичностью | Пост. <**> | ||
б) годовые и с большей периодичностью | Пост. | ||
в) полугодовые | 5 л. (1) | ||
г) квартальные | 5 л. (1) | ||
д) месячные | 1 г. (2) | ||
465 | Отчеты филиалов, представительств, дочерних предприятий: | (1) При отсутствии годовых — пост. | |
а) сводные годовые | Пост. | (2) годовых, квартальных — пост. | |
б) годовые | Пост. | ||
в) квартальные | 5 л. (1) | ||
г) месячные | 1 г. (2) | ||
466 | Отчеты руководителей организаций о деятельности федеральных государственных унитарных предприятий и представителей интересов Российской Федерации в органах управления открытых акционерных обществ, представляемые в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований | Пост. | |
467 | Отчеты статистические, статистические сведения и таблицы по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: | (1) При отсутствии годовых — пост. (2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — пост. |
|
а) сводные годовые и с большей периодичностью | Пост. | ||
б) годовые и с большей периодичностью | Пост. | ||
в) полугодовые | 5 л. (1) | ||
г) квартальные | 5 л. (1) | ||
д) месячные | 1 г. (2) | ||
е) единовременные | Пост. | ||
468 | Документы (доклады, аналитические таблицы и справки, статистические бюллетени) об итогах деятельности организации | Пост. | |
469 | Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним: | ||
а) сводные годовые и с большей периодичностью | 5 л. | ||
б) годовые и с большей периодичностью | 5 л. | ||
в) полугодовые | 5 л. | ||
г) квартальные | 3 г. | ||
д) месячные | 1 г. | ||
е) единовременные | 1 г. | ||
470 | Документы (списки, сведения, таблицы, данные, информации) о выполнении целевых программ | 5 л. ЭПК | |
471 | Отчеты о выполнении заказов (государственных, муниципальных контрактов) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг: | ||
а) годовые | Пост. | ||
б) квартальные | 5 л. | ||
472 | Отчеты о выполнении грантов | Пост. | |
473 | Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов, сведений | 5 л. | |
474 | Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений | До минования надобности | |
475 | Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации | 5 л. (1) | (1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации — пост. |
476 | Индивидуальные отчеты работников | 1 г. | |
477 | Журналы учета передаваемых статистических данных | 5 л. | |
478 | Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности | 1 г. | |
479 | Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности | 5 л. | |
480 | Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект): | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми |
5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ
5.1. Организация связей
481 | Уставы, положения международных организаций (объединений), членом которых является организация | Пост. <**> | |
482 | Распорядительные документы международных организаций, членом которых является организация | Пост. <**> | |
483 | Переписка об участии в деятельности международных организаций | 5 л. ЭПК | |
484 | Указания (задания) специалистам, принимающим участие в работе международных организаций (объединений) | Пост. | |
485 | Документы (справки, заявления, докладные записки, переписка) о вступлении в международные организации (объединения) | Пост. | |
486 | Документы (протоколы, решения, доклады, справки) об экономических, научных, культурных и иных связях с другими организациями | Пост. <**> | |
487 | Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций | 5 л. ЭПК | |
488 | Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров) | 5 л. ЭПК | |
489 | Документы (протоколы встреч (переговоров), тексты выступлений, записи бесед) о приеме представителей зарубежных и российских организаций | Пост. | |
490 | Документы (доклады, справки, информации, сведения, отчеты) о проведении встреч (переговоров) с представителями зарубежных и российских организаций | 5 л. ЭПК | |
491 | Журналы, карточки учета посещений организации представителями зарубежных организаций | 5 л. |
5.2. Осуществление связей
492 | Контракты, договоры, соглашения, договоры — намерения об экономических, научных, культурных и иных связях; документы (особые условия, протоколы разногласий, обоснования, правовые заключения и др.) к ним | Пост. <**> | |
493 | Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты, переписка) о подготовке контрактов, договоров, соглашений | 10 л. (1) ЭПК | (1) О предоставлении научно-технической помощи зарубежными организациями — пост. |
494 | Документы (акты, технико-экономические обоснования, заключения, справки, сведения) о целесообразности сотрудничества | Пост. | |
495 | Книги регистрации соглашений, договоров, контрактов об экономических, научных, культурных и иных связях организации | Пост. <**> | |
496 | Программы (прогнозы, планы) экономических, научных, культурных и иных связей: | ||
а) по месту разработки | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
497 | Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества | 10 л. ЭПК | |
498 | Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества | 5 л. ЭПК | |
499 | Документы (докладные записки, справки, сведения) о выполнении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества | Пост. | |
500 | Документы (программы, планы, отчеты) об инновационной деятельности организации | Пост. | |
501 | Отчеты специалистов об участии в работе международных организаций (конгрессов, сессий, пленумов, форумов) | Пост. <**> | |
502 | Переписка с зарубежными организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности | 15 л. ЭПК | |
503 | Переписка с российскими организациями по вопросам внешнеэкономической деятельности | 5 л. ЭПК | |
504 | Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном и иных видах сотрудничества | 5 л. ЭПК | |
505 | Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам | Пост. | |
506 | Документы (заключения, справки, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов | 10 л. ЭПК | |
507 | Переписка об экспортных и импортных поставках: | ||
а) с зарубежными организациями | 15 л. ЭПК | ||
б) с вышестоящими организациями | 10 л. ЭПК | ||
в) с другими организациями | 5 л. ЭПК | ||
508 | Договоры с организациями об обслуживании делегаций, выезжающих в зарубежные командировки | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
509 | Документы (программы, планы, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом | 5 л. ЭПК | |
510 | Контракты на обучение, стажировку иностранных специалистов в Российской Федерации и российских специалистов за рубежом | 5 л. (1) ЭПК | (1) После окончания срока действия контракта |
6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
511 | Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности, маркетинге | 5 л. ЭПК | |
512 | Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге | 5 л. | |
513 | Аналитические обзоры по основным (профильным) направлениям деятельности организации: а) по месту разработки б) в других организациях | Пост. До минования надобности | |
514 | Информационные обзоры (доклады) | До минования надобности | |
515 | Переписка со средствами массовой информации по освещению основных (профильных) направлений деятельности организации | 5 л. ЭПК | |
516 | Критические отзывы, опровержения недостоверных сведений о деятельности организации | 5 л. ЭПК | |
517 | Программы маркетинговых исследований организации | Пост. | |
518 | Документы (сводные таблицы и графики (мониторинги) движения цен на рынке, справки, доклады, сведения) о маркетинговых исследованиях | 5 л. ЭПК | |
519 | Документы (анкеты, тесты, интервью) об оперативном анализе потребности в продукции, услугах | До минования надобности | |
520 | Переписка об аккредитации представителей средств массовой информации | 3 г. | |
521 | Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах: | ||
а) на материалы, изданные за рубежом | 3 г. | ||
б) на материалы, изданные в Российской Федерации | 1 г. | ||
522 | Переводы информационных статей из иностранных изданий | До минования надобности | |
523 | Переписка о переводе иностранной литературы | 1 г. | |
524 | Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов | 1 г. | |
525 | Книги, журналы регистрации научно-технической информации | 5 л. | |
526 | Документы (заявки, планы, акты, справки, перечни, переписка) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации | 3 г. | |
527 | Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных | До минования надобности | |
528 | Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
529 | Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу | 1 г. (1) | (1) После получения подписной литературы |
530 | Акты проверки справочно-информационных служб организации | 1 г. (1) | (1) После следующей проверки |
531 | Акты списания книг и периодических изданий | 10 л. (1) | (1) После проверки справочно-информационных служб организации |
532 | Документы (книги учета справочно-информационных изданий, картотека периодических изданий, формуляры, карточки, журналы, списки, каталоги, базы данных) учета материалов справочно-информационных служб организации | До ликвидации справочно-информационных служб организации | |
533 | Договоры об информационном обслуживании | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
534 | Документы (справки, сводки, сведения, отчеты) об учете использования научно-технической информации | 3 г. |
6.2. Распространение информации, реклама
535 | Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники): | ||
а) по месту разработки | До ликвидации организации | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
536 | Статьи, тексты телерадиопередач, брошюры, диаграммы, фотофонодокументы, видео-документы по научно-технической информации | До минования надобности (1) | (1) Фотофонодокументы, видео-документы — 5 л. ЭПК |
537 | Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты, списки участников, доклады, справки, отзывы, отчеты, информации) об участии организации в выставках, ярмарках, презентациях | Пост. | |
538 | Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности с целью их ознакомления с деятельностью организации | 5 л. ЭПК | |
539 | Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты) о награждении организации за участие в выставках | Пост. <**> | |
540 | Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций | 5 л. ЭПК | |
541 | Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий | 5 л. ЭПК | |
542 | Журналы учета проведения экскурсий по выставкам | 3 г. | |
543 | Переписка о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий | 5 л. | |
544 | Договоры (контракты) о размещении и выпуске рекламы | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора (контракта) |
545 | Документы (заявки, переписка) о размещении и выпуске рекламы | 3 г. | |
546 | Документы (буклеты, плакаты, фотофонодокументы, видео-документы, информации) по рекламной деятельности организации | До минования надобности | |
547 | Сообщения, статьи, разъяснения (изложение официальной позиции) организации по вопросам ее деятельности | 5 л. ЭПК | |
548 | Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы (модули) текста рекламы, «www» страницы в Интернете) об оперативной рекламной деятельности | До минования надобности | |
549 | Переписка о разработке научно-информационных изданий, подготовке радио- и телепередач, выпуске кино-информации | 3 г. (1) | (1) С зарубежными странами — 5 л. ЭПК |
550 | Переписка о тираже издания | 1 г. | |
551 | Переписка об охране авторских прав | 5 л. ЭПК | |
552 | Заявки организации на издание литературы | 3 г. | |
553 | Документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте | 5 л. ЭПК | |
554 | Информации о требованиях к формам представления и размещения информации на официальном сайте | 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
555 | Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видео-документы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой | 5 л. ЭПК | |
556 | Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте организации | 5 л. ЭПК | |
557 | Переписка об учете, движении и использовании информации | 5 л. | |
558 | Переписка об оперативной рекламной деятельности | 3 г. | |
559 | Переписка с издательствами и типографиями о производстве печатной продукции | 5 л. | |
560 | Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий | 1 г. |
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
7.1. Организация труда и служебной деятельности
561 | Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | 5 л. ЭПК | |
562 | Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников | 5 л. ЭПК | |
563 | Документы (справки, информации) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан | 5 л. ЭПК | |
564 | Переписка по вопросам трудоустройства | 5 л. | |
565 | Направления, уведомления на/о трудоустройство/е | 3 г. | |
566 | Предложения органов власти субъектов Российской Федерации о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации | Пост. | |
567 | Переписка о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации | 5 л. ЭПК | |
568 | Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) по совершенствованию процессов труда | 5 л. ЭПК | |
569 | Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления | Пост. | |
570 | Перечни профессий: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
571 | Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
572 | Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников: | ||
а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
573 | Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий | 5 л. ЭПК | |
574 | Журналы учета работников, совмещающих профессии | До минования надобности (1) | (1) Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда — 75 л. |
575 | Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о повышении производительности труда | 5 л. ЭПК | |
576 | Коллективные договоры | Пост. <**> (1) | (1) Присланные для сведения — до минования надобности |
577 | Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения | Пост. | |
578 | Переписка о ходе заключения коллективных договоров | 3 г. | |
579 | Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора | Пост. | |
580 | Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора | 5 л. ЭПК | |
581 | Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника | 5 л. ЭПК | |
582 | Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению | Пост. <**> | |
583 | Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю | 5 л. (1) ЭПК | (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 л. |
584 | Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров | 5 л. ЭПК | |
585 | Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени | 3 г. | |
586 | Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 л. (1) | (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 л. |
587 | Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда | 3 г. |
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
588 | Типовые нормативы по труду: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
589 | Нормы выработки и расценок (1): | (1) Временные | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | нормы выработки и расценок — 3 г. | |
б) в других организациях | До замены новыми | после замены новыми | |
590 | Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок | 5 л. ЭПК | |
591 | Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
592 | Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок | 5 л. | |
593 | Тарификационные ведомости (списки) | 75 л. | |
594 | Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания | 5 л. ЭПК | |
595 | Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы | 5 л. ЭПК | |
596 | Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий | 5 л. ЭПК | |
597 | Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы | 5 л. | |
598 | Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
599 | Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности | 75 л. | |
600 | Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | 5 л. | |
601 | Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения | 5 л. |
7.3. Охрана труда
602 | Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда | 45 л. (1) ЭПК | (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 л. |
603 | Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении | 5 л. ЭПК | |
604 | Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий | Пост. | |
605 | Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий | 5 л. ЭПК | |
606 | Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Пост. | |
607 | Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 л. ЭПК | |
608 | Планы мероприятий по улучшению условий труда работников | 5 л. | |
609 | Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда | 5 л. ЭПК | |
610 | Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков | 5 л. ЭПК | |
611 | Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18летнего возраста: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новым | ||
612 | Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новым | ||
613 | Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 л. | |
614 | Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов | Пост. <**> | |
615 | Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий | 75 л. | |
616 | Правила по охране труда работающих инвалидов: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
617 | Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда | 75 л. ЭПК | |
618 | Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций | 5 л. ЭПК | |
619 | Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций | До замены новыми | |
620 | Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
621 | Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций | 5 л. ЭПК | |
622 | Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний | 75 л. ЭПК | |
623 | Договоры страхования работников от несчастных случаев | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая — 75 л. |
624 | Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности | 5 л. | |
625 | Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 л. | |
626 | Журналы, книги учета: | ||
а) профилактических работ по технике безопасности | 10 л. | ||
б) инструктажа по технике безопасности | 10 л. | ||
в) проведения аттестации по технике безопасности | 5 л. | ||
627 | Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности | 5 л. ЭПК | |
628 | Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев | 5 л. | |
629 | Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 л. (1) ЭПК | (1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, — пост. <**> |
630 | Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий | Пост. <**> | |
631 | Переписка об авариях и несчастных случаях | 5 л. ЭПК | |
632 | Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: | (1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — пост. <**> | |
а) по месту происшествия | 75 л. (1) ЭПК | ||
б) в других организациях | 5 л. | ||
633 | Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 75 л. ЭПК | |
634 | Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 10 л. ЭПК | |
635 | Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению | 5 л. ЭПК | |
636 | Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 л. ЭПК | |
637 | Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием | 3 г. (1) | (1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 75 л. |
638 | Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: | (1) После замены новыми | |
а) по месту составления и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
639 | Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания | 1 г. | |
640 | Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 5 л. ЭПК | |
641 | Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации | 5 л. ЭПК | |
642 | Журналы учета исполнения постановлений о штрафах | 3 г. (1) | (1) После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале |
643 | Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил | 3 г. | |
644 | Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий | 3 г. | |
645 | Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
646 | Переписка о проведении медицинских осмотров работников | 5 л. | |
647 | Анкеты обследования условий труда работников | 5 л. ЭПК |
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
648 | Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами | Пост. | |
649 | Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников | 5 л. ЭПК | |
650 | Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | 5 л. | |
651 | Переписка о переводе работников в другие организации | 3 г. | |
652 | Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием | 5 л. ЭПК | |
653 | Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год | Пост. | |
654 | Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. | |
655 | Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
656 | Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1): | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве | |
а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания | Пост. <**> | ||
б) работников, в т.ч. государственных гражданских и муниципальных служащих | 75 л. ЭПК | ||
657 | Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК | |
658 | Личные карточки работников, в т.ч. временных работников | 75 л. ЭПК | |
659 | Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом | 75 л. | |
660 | Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК | |
661 | Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел | 5 л. ЭПК | |
662 | Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников | 75 л. ЭПК | |
663 | Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу | 3 г. | |
664 | Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (1) | (1) Невостребованные — 75 л. |
665 | Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел | 5 л. | |
666 | Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных | 75 л. ЭПК | |
667 | Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу | 75 л. | |
668 | Командировочные удостоверения | 5 л. (1) | (1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — 75 л. |
669 | Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников | 5 л. ЭПК (1) | (1) Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 л. ЭПК |
670 | Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним | Пост. | |
671 | Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел | 75 л. ЭПК | |
672 | Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей | 3 г. (1) | (1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей |
673 | Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва | 3 г. | |
674 | Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы | 5 л. ЭПК | |
675 | Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников | 5 л. ЭПК | |
676 | Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок | 5 л. (1) | (1) При отсутствии приказов — 75 л. ЭПК |
677 | Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок | 5 л. | |
678 | Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов | Пост. | |
679 | Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов | 5 л. (1) ЭПК | (1) После урегулирования конфликта |
680 | Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов | Пост. | |
681 | Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими | 5 л. ЭПК | |
682 | Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих | Пост. | |
683 | Журналы регистрации: а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 л. | |
б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими | 5 л. | ||
в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих | Пост. | ||
г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов | 5 л. | ||
684 | Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
685 | Списки: | (1) При отсутствии лицевых счетов — 75 л. | |
а) членов руководящих и исполнительных органов организации | Пост. <**> | ||
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий | Пост. <**> | ||
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий | Пост. <**> | ||
г) работников | 75 л. | ||
д) прошедших аттестацию | 5 л. | ||
е) подлежащих воинскому учету | 3 г. | ||
ж) кандидатов на выдвижение по должности | До замены новыми | ||
з) получающих персональные ставки, оклады | 10 л. (1) | ||
и) обучающихся без отрыва от производства | 5 л. | ||
к) работников, ушедших на пенсию л) лиц, выезжающих за границу | 5 л. 5 л. | ||
686 | Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 г. | |
687 | Переписка об оформлении командировок | 5 л. (1) | (1) Для зарубежных командировок — 10 л. ЭПК |
688 | Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации | 5 л. | |
689 | Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз | 5 л. | |
690 | Переписка по воинскому учету работников | 3 г. | |
691 | Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 л. | |
692 | Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | 5 л. | |
693 | Графики предоставления отпусков | 1 г. | |
694 | Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину | 3 г. | |
695 | Книги, журналы, карточки учета: | (1) После увольнения (2) В зарубежные командировки — 10 л. |
|
а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников | 75 л. | ||
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений | 75 л. | ||
в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 л. | ||
г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | 5 л. | ||
д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 5 л. | ||
е) лиц, подлежащих воинскому учету | 3 г. (1) | ||
ж)отпусков | 3 г. | ||
з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован | 5 л. (2) | ||
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации | 75 л. | ||
к) выдачи командировочных удостоверений | 5 л. | ||
л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов | 5 л. |
8.2. Установление квалификации работников
696 | Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 15 л. (1) ЭПК | (1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 л. ЭПК |
697 | Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. | |
698 | Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК | |
699 | Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 л. ЭПК | |
700 | Квалификационные требования: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
701 | Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников: | ||
а) по месту разработки | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
702 | Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | 5 л. | |
703 | Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий | 5 л. | |
704 | Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала | 75 л. ЭПК | |
705 | Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 5 л. | |
706 | Журналы регистрации, выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории | 5 л. | |
707 | Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 г. |
8.3. Повышение квалификации работников
708 | Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации | 5 л. ЭПК | |
709 | Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации | 5 л. | |
710 | Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые): | ||
а) по месту разработки | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
711 | Учебные планы, программы, задания: | ||
а) по месту разработки | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
712 | Учебно-методические пособия: а) по месту разработки б) в других организациях | Пост. До минования надобности | |
713 | Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 л. ЭПК | |
714 | Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов | 1 г. (1) | (1) После замены новыми |
715 | Стенограммы лекций преподавателей | 10 л. ЭПК | |
716 | Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 1 г. | |
717 | Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 3 г. | |
718 | Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами | 3 г. | |
719 | Планы повышения квалификации работников: | ||
а) по месту составления и утверждения | 5 л. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
720 | Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников | 5 л. | |
721 | Договоры о повышении квалификации работников | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
722 | Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 3 г. | |
723 | Журналы учета занятий учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 1 г. | |
724 | Книги учета контрольных работ | 3 г. | |
725 | Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 1 г. | |
726 | Ведомости учета часов работы преподавателей | 5 л. (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов — 75 л. |
727 | Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов | 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
728 | Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов | 1 г. | |
729 | Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам | 5 л. | |
730 | Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей | 5 л. ЭПК | |
731 | Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий | 1 г. | |
732 | Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 5 л. (1) | (1) После окончания обучения |
733 | Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников | 5 л. | |
734 | Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 5 л. |
8.4. Награждение
735 | Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий: | ||
а) в награждающих организациях | Пост. | ||
б) в представляющих организациях | 75 л. ЭПК | ||
736 | Журналы учета выдачи государственных, муниципальных и ведомственных наград | Пост. | |
737 | Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными | До востребования (1) | (1) Невостребованные — 75 л. |
738 | Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями | Пост. | |
739 | Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций | 75 л. ЭПК | |
740 | Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним: | ||
а) в награждающих организациях | Пост. | ||
б) в других организациях | 75 л. ЭПК | ||
741 | Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | Пост. | |
742 | Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 л. ЭПК | |
743 | Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград | Пост. | |
744 | Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
745 | Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград | Пост. | |
746 | Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. | |
747 | Книга Почета организации | Пост. <**> |
9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
9.1. Снабжение деятельности
748 | Особые условия поставки продукции и материалов: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
749 | Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности | 5 л. | |
750 | Списки поставщиков и потребителей | 5 л. | |
751 | Реестры недобросовестных поставщиков товаров, исполнителей работ, услуг | Пост. (1) | (1)Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяются законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения |
752 | Договоры контрактации | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
753 | Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции | 5 л. | |
754 | Документы (заявки, заказы, наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сводки, сведения) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции | 5 л. | |
755 | Комплектовочные ведомости | 1 г. | |
756 | Спецификации на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования | 5 л. (1) | (1) Импортного оборудования — до окончания эксплуатации |
757 | Таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности) | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
758 | Журналы учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям | 5 л. | |
759 | Документы (акты, рекламации, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования | 5 л. ЭПК | |
760 | Гарантийные талоны на продукцию, технику, оборудование | 1 г. (1) | (1) После истечения срока гарантии |
761 | Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования | 5 л. | |
762 | Документы (распоряжения, наряды, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверок (ревизий) |
9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей
763 | Нормативы складских запасов | 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
764 | Договоры хранения (складского хранения) | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
765 | Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей (движимого имущества), кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах | 5 л. (1) | (1) После списания материально-имущественных ценностей (движимого имущества). При условии проведения проверки (ревизии) |
766 | Переписка об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах | 5 л. | |
767 | Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении материально-имущественных ценностей (движимого имущества) | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
768 | Книги учета распоряжений на отпуск товаров и продукции со складов | 5 л. | |
769 | Книги учета и списания тары | 1 г. | |
770 | Нормы естественной убыли, отходов продуктов: | (1) После замены новыми | |
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | 5 л. (1) | ||
771 | Переписка об организации хранения материально-имущественных ценностей (движимого имущества) | 3 г. | |
772 | Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов | 3 г. |
10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
773 | Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации | 1 г. (1) | (1) После замены новыми |
774 | Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка | 1 г. | |
775 | Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле | Пост. <**> | |
776 | Переписка об утверждении печатей и штампов | 3 г. | |
777 | Журналы учета выдачи печатей и штампов | 3 г. | |
778 | Акты уничтожения печатей и штампов | 3 г. (1) | (1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков — пост. <**> |
779 | Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт | 1 г. | |
780 | Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт | 3 г. | |
781 | Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним | 1 г. | |
782 | Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей | 1 г. | |
783 | Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни | 1 г. | |
784 | Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников | 1 г. | |
785 | Списки, книги адресов и телефонов | 1 г. (1) | (1) После замены новыми |
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
786 | Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность | Пост. | |
787 | Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность | 5 л. ЭПК | |
788 | Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации | Пост. <**> | |
789 | Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые | Пост. | |
790 | Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и др.) о прекращении права постоянного, бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками | Пост. <**> | |
791 | Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним | Пост. | |
792 | Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков | Пост. <**> | |
793 | Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества | Пост. <**> | |
794 | Опись документов, представляемых на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества: | ||
а) по месту проведения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | До ликвидации организации | ||
795 | Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже государственного или муниципального имущества | Пост. | |
796 | Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества: | (1) После проведения торгов. У победителя торгов — до ликвидации организации | |
а) по месту проведения | Пост. <**> | ||
б) в других организациях | 5 л. (1) | ||
797 | Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, помещений и другого имущества; документы (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и др.) к ним | Пост. <**> | |
798 | Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом | Пост. | |
799 | Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом | Пост. <**> | |
800 | Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду | 5 л. ЭПК | |
801 | Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц | Пост. <**> | |
802 | Паспорта зданий (1), сооружений (1) | 5 л. (2) ЭПК | (1) Паспорта зданий и сооружений — памятников архитектуры и культуры — пост. <**> (2) После ликвидации здания, сооружения |
803 | Паспорта оборудования | 5 л. (1) ЭПК | (1) После списания оборудования |
804 | Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия | Пост. | |
805 | Переписка с архитектурными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений | 5 л. ЭПК | |
806 | Договоры о страховании зданий, сооружений | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
807 | Документы (полисы, соглашения, переписка) о страховании зданий, сооружений | 5 л. (1) | (1) После истечения срока страхования |
808 | Планы размещения организации | 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
809 | Переписка о предоставлении помещений организации | 5 л. ЭПК | |
810 | Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией | 5 л. ЭПК | |
811 | Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта | 5 л. ЭПК | |
812 | Документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний | 5 л. (1) ЭПК | (1) После перевыбора управляющей компании |
813 | Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии | 3 г. | |
814 | Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений | 3 г. | |
815 | Договоры энергоснабжения | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
816 | Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении | 3 г. | |
817 | Договоры коммунального обслуживания организации | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
818 | Переписка о коммунальном обслуживании организации | 1 г. | |
819 | Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий | 3 г. | |
820 | Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений | 3 г. |
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
821 | Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
822 | Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта | 5 л. ЭПК | |
823 | Договоры по автострахованию | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
824 | Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами | 3 г. | |
825 | Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах | 3 г. | |
826 | Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
827 | Переписка о перевозке грузов | 3 г. | |
828 | Заявки на перевозку грузов | 1 г. | |
829 | Нормативы загрузки транспортных средств | 1 г. (1) | (1) После замены новыми |
830 | Условия по перевозке грузов: а) по месту разработки и утверждения б) в других организациях | Пост. До замены новыми | |
831 | Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий | 10 л. (1) ЭПК | (1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — пост. |
832 | Переписка о безопасности движения различных видов транспорта | 3 г. | |
833 | Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях | 5 л. | |
834 | Журналы учета дорожно-транспортных происшествий | 10 л. ЭПК | |
835 | Технические характеристики транспортных средств | 1 г. (1) | (1) После списания транспортных средств |
836 | Паспорта транспортных средств | До списания транспортных средств | |
837 | Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств | 3 г. (1) | (1) После списания транспортных средств |
838 | Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств | 3 г. | |
839 | Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств | 1 г. | |
840 | Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей | 1 г. (1) | (1) После проведения проверки (ревизии) |
841 | Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию | 1 г. (1) | (1) После проведения проверки (ревизии) |
842 | Путевые листы | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда, — 75 л. |
843 | Журналы диспетчерские | 3 г. | |
844 | Книги, журналы учета путевых листов | 5 л. | |
845 | Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий | 5 л. | |
846 | Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации | 5 л. ЭПК | |
847 | Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи | 5 л. ЭПК | |
848 | Переписка о состоянии внутренней связи | 5 л. | |
849 | Разрешения на установку и использование средств связи | 1 г. (1) | (1) После окончания эксплуатации средств связи |
850 | Переписка с операторами сотовой связи об организации связи | 5 л. | |
851 | Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
852 | Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации | 3 г. | |
853 | Схемы линий внутренней связи организации | До замены новыми | |
854 | Акты ввода в эксплуатацию линий связи | 1 г. (1) | (1) После снятия линий связи |
855 | Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи | 1 г. (1) | (1) После устранения неполадок |
856 | Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта | 3 г. (1) | (1) После проведения ремонта |
857 | Журналы учета заявлений о повреждении средств связи | 2 г. | |
858 | Картотеки, книги учета средств связи | 5 л. | |
859 | Книги учета записи дежурных на телефонных станциях | 1 г. | |
860 | Книги регистрации междугородных телефонных разговоров | 1 г. |
10.4. Обеспечение безопасности организации
861 | Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации | 5 л. ЭПК | |
862 | Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям | 5 л. ЭПК | |
863 | Приказы начальника гражданской обороны объекта | 5 л. ЭПК | |
864 | Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации | До замены новыми | |
865 | Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна | До замены новыми | |
866 | Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации | 3 г. | |
867 | Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях | 3 г. (1) | (1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения |
868 | Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции | Пост. | |
869 | Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации | Пост. <**> | |
870 | Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности | 3 г. | |
871 | Отчеты о пожарах: | (1) При отсутствии годовых — пост. | |
а) годовые | Пост. | ||
б) квартальные | 5 л. (1) | ||
872 | Акты о пожарах | 5 л. (1) ЭПК | (1) С человеческими жертвами — пост. |
873 | Переписка о выявлении причин пожаров | 5 л. ЭПК | |
874 | Переписка о предупредительных мерах от стихийных бедствий | 5 л. | |
875 | Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, возникновении пожаров, перевозке ценностей | 5 л. ЭПК | |
876 | Документы (планы, отчеты, справки, сводки) постоянно действующих пожарно-технических комиссий | 5 л. ЭПК | |
877 | Журналы учета, списки формирований гражданской обороны | 1 г. (1) | (1) После замены новыми |
878 | Книги учета имущества подразделений гражданской обороны | 5 л. | |
879 | Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря | 3 г. | |
880 | Списки противопожарного оборудования и инвентаря | 3 г. (1) | (1) После замены новыми |
881 | Списки, графики дежурных по организациям | 1 г. | |
882 | Списки эвакуируемых работников и членов их семей | 1 г. (1) | (1) После замены новыми |
883 | Документы (планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) об улучшении технической и антитеррористической укрепленности организации | 5 л. ЭПК | |
884 | Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них | 5 л. | |
885 | Договоры об охранной деятельности | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
886 | Схемы дислокации постов охраны | 1 г. (1) | (1) После замены новыми |
887 | Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны | 3 г. | |
888 | Книги, карточки, акты учета наличия, движения и качественного состояния оружия, боеприпасов и спецсредств | Пост. <**> | |
889 | Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия | 5 л. | |
890 | Документы (акты, справки, докладные, служебные записки, заключения, переписка) по вопросам пропускного режима организации | 5 л. | |
891 | Образцы подписей служебных удостоверений | До минования надобности (1) | (1) Не менее 5 л. |
892 | Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей | 1 г. | |
893 | Документы (акты, справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации | 1 г. |
11. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ
11.1. Социальное страхование
894 | Комплексные программы социальной защиты населения: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До минования надобности | ||
895 | Переписка по вопросам государственного социального страхования | 5 л. | |
896 | Листки нетрудоспособности | 5 л. | |
897 | Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности | 5 л. | |
898 | Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников | 5 л. | |
899 | Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий работникам: | ||
а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
900 | Личные дела: | (1) После снятия получателя с учета | |
а) получателей ежемесячной выплаты пенсий | 5 л. (1) | ||
б) получателей социальной помощи, социального пособия | 5 л. (1) | ||
в) получателей сумм возмещения вреда здоровью в связи с радиационным воздействием | 5 л. (1) | ||
г) реабилитированных граждан и лиц, пострадавших от политических репрессий | Пост. | ||
д) ветеранов труда, ветеранов Великой Отечественной войны, пенсионеров с большим страховым стажем | 75 л. ЭПК | ||
е) получателей персональных доплат из средств федерального бюджета, бюджета субъектов Российской Федерации, бюджета муниципалитетов | 5 л. (1) ЭПК | ||
Позиции 900, 904 раздела 11 признаны недействующим, как предполагающие пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных (Решение Верховного Суда РФ от 04.02.2015 N АКПИ14-1405) | |||
901 | Списки работников, уходящих на льготную пенсию | 75 л. | |
902 | Списки лиц, имеющих право на дополнительные выплаты (адресную социальную помощь) | До замены новыми | |
903 | Документы (протоколы, информации, справки, переписка) по работе комиссии социального страхования организации | 5 л. ЭПК | |
904 | Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, выплате по листкам нетрудоспособности, по социальному страхованию | 5 л. | |
Позиции 900, 904 раздела 11 признаны недействующим, как предполагающие пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных (Решение Верховного Суда РФ от 04.02.2015 N АКПИ14-1405) | |||
905 | Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица | 75 л. ЭПК | |
906 | Переписка о назначении государственных пенсий и пособий | 5 л. (1) | (1) По льготным пенсиям — 10 л. ЭПК |
907 | Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест) | 5 л. | |
908 | Журналы, книги учета: | (1) После последней записи | |
а) выданных полисов медицинского страхования | 3 г. (1) | ||
б) выдачи страхового свидетельства государственного пенсионного страхования | 75 л. | ||
в) выдачи удостоверений реабилитированным гражданам (жертвам политических репрессий) | Пост. | ||
909 | Договоры с медицинскими страховыми организациями | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
910 | Переписка со страховыми организациями по обязательному медицинскому страхованию | 5 л. | |
911 | Медицинские полисы | До замены новыми | |
912 | Договоры о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
913 | Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников | 3 г. | |
914 | Документы (списки, планы-графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах работников врачами-консультантами отдельных специальностей | 3 г. | |
915 | Расходные ордера на санаторно-курортные путевки | 3 г. | |
916 | Документы (заявки, требования, накладные, ведомости) о получении путевок | 3 г. | |
917 | Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря | 1 г. | |
918 | Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря | 1 г. | |
919 | Списки детей работников организации | До замены новыми | |
920 | Документы (заявления, справки, переписка) о предоставлении мест в детских дошкольных и школьных учреждениях | 5 л. | |
921 | Документы (акты приема-передачи ценных вещей, обязательства, отчеты и др.) о благотворительной деятельности | Пост. | |
922 | Списки физических лиц, организаций — объектов благотворительности | 5 л. ЭПК | |
923 | Переписка о благотворительной деятельности | 5 л. ЭПК |
11.2. Жилищно-бытовые вопросы
924 | Журналы регистрации жилого фонда | Пост. | |
925 | Протоколы заседаний жилищной комиссии; документы (заявления, списки, справки) к ним | Пост. | |
926 | Документы (докладные записки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам | 5 л. (1) | (1) После предоставления жилой площади |
927 | Книги учета граждан, нуждающихся в жилой площади, предоставляемой по договорам социального найма | 10 л. (1) | (1) После предоставления жилой площади |
928 | Книги учета граждан, нуждающихся в служебной жилой площади | 3 г. (1) | (1) После предоставления жилой площади |
929 | Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно-бытовых условий работников | 5 л. (1) | (1) После предоставления жилой площади |
930 | Учетные дела граждан, нуждающихся в жилой площади, предоставляемой по договорам социального найма | 10 л. (1) | (1) После предоставления жилого помещения |
931 | Учетные дела граждан, принятых на учет в качестве нуждающихся в служебной жилой площади | 3 г. (1) | (1) После освобождения служебного жилого помещения |
932 | Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
933 | Книги регистрации документов по передаче жилых помещений в собственность граждан и учета приватизированной жилой площади | Пост. | |
934 | Реестры регистрации: | ||
а) заявлений на приватизацию жилья | Пост. | ||
б) договоров на приватизацию жилья | Пост. | ||
в) выдачи договоров на приватизацию жилья | Пост. | ||
935 | Переписка о вселении, выселении и продлении сроков пользования жилой площадью | 5 л. ЭПК | |
936 | Документы (охранные свидетельства, заявления, переписка и др.) о бронировании жилой площади | 5 л. (1) | (1) После окончания бронирования |
937 | Документы (заявления, справки, договоры, акты и др.) на приватизацию жилья | Пост. | |
938 | Документы (заявления, копии свидетельств о рождении, постановления) по отчуждению жилой площади несовершеннолетних (продажа, обмен жилой площади) | Пост. | |
939 | Карточки учета закрепления жилой площади за несовершеннолетними детьми | 3 г. (1) | (1) После достижения совершеннолетия |
940 | Договоры купли-продажи, дарения жилых помещений работникам организации | Пост. <**> | |
941 | Договоры о сохранении права пользования за временно отсутствующим нанимателем жилой площади | 5 л. (1) | (1) После снятия брони |
942 | Документы (заявления, характеристики жилой площади, справки и др.) по сохранению права пользования за временно отсутствующим нанимателем жилой площади | 5 л. (1) | (1) После возвращения нанимателя |
943 | Договоры пожизненного содержания с иждивением | Пост. <**> | |
944 | Документы (сведения, справки, переписка) об аренде, дарении, завещании, купле-продаже жилых помещений работникам организации | 5 л. ЭПК | |
945 | Ордера на право пользования жилой площадью, корешки ордеров; договоры социального найма | Пост. | |
946 | Книги учета выдачи ордеров на жилую площадь | Пост. | |
947 | Переписка о выселении граждан из служебных, самовольно занятых помещений | 5 л. (1) | (1) После освобождения жилой площади |
948 | Книги регистрации жильцов (домовые, поквартирные книги) | Пост. (1) | (1) Передаются на хранение в государственные, муниципальные архивы после сноса дома |
949 | Протоколы правления товариществ собственников жилья | Пост. <**> | |
950 | Лицевые счета квартиросъемщиков | 5 л. (1) | (1) После замены новыми |
951 | Договоры на обслуживание жилых помещений, находящихся в собственности организации | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора |
952 | Документы (предписания, акты, переписка) по вопросам санитарного состояния и благоустройства территорий дворов | 5 л. ЭПК | |
953 | Договоры управления многоквартирными домами | 5 л. (1) ЭПК | (1) После истечения срока действия договора |
954 | Переписка о коммунальном обслуживании жилой площади, находящейся в собственности организации | 1 г. | |
955 | Документы (копии извещений, сведения, расчеты, ведомости, справки) о квартирной плате | 5 л. (1) | (1) При условии проведения проверки (ревизии) |
956 | Документы (копии справок, доверенностей), выдаваемые жильцам жилищно-коммунальными организациями | 3 г. | |
957 | Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка) об организации питания работников | 3 г. | |
958 | Документы (докладные записки, справки, информации, переписка) о коллективном садоводстве и огородничестве | 5 л. ЭПК | |
959 | Протоколы заседаний правлений садоводческих товариществ; документы (заявления, решения, представления) к ним | 5 л. ЭПК |
11.3. Организация досуга
960 | Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотофонодокументы, видео-документы) об организации досуга работников | 5 л. ЭПК | |
961 | Документы (доклады, планы, схемы, карты, буклеты) по туристической инфраструктуре города, района | 5 л. ЭПК | |
962 | Документы (постановления, решения, протоколы, положения, программы, сценарии) о проведении культурно-массовых, в т.ч. благотворительных, мероприятий | Пост. | |
963 | Документы (сметы, списки, отчеты, информации, справки, отчеты, переписка) о проведении культурно-массовых, в т.ч. благотворительных, мероприятий | 5 л. ЭПК | |
964 | Переписка об организации чтения лекций, докладов, бесед, проведения экскурсий для работников | 1 г. | |
965 | Документы (списки, переписка) о проведении и участии в смотрах, конкурсах самодеятельного творчества | 5 л. ЭПК | |
966 | Сценарии, тематические планы проведения вечеров, концертов, устных журналов | 5 л. ЭПК | |
967 | Документы (справки, сводки, списки, программы, таблицы, протоколы, переписка) о проведении и участии в спортивных и оздоровительных мероприятиях | 5 л. ЭПК | |
968 | Ведомости на выдачу спортивного инвентаря и спортивной формы | 5 л. | |
969 | Документы (заявки, разнарядки, переписка) о подготовке и оборудовании площадок и помещений для занятия физкультурой и спортом | 3 г. | |
970 | Журналы учета, расписания работы секций, групп, кружков | 1 г. | |
971 | Документы (анкеты, справки, списки) туристов, выезжающих в зарубежные страны | 3 г. | |
972 | Переписка об организации зарубежных путешествий, туров | 3 г. |
12. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПЕРВИЧНЫХ ПРОФСОЮЗНЫХ И ИНЫХ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ОБЪЕДИНЕНИЙ)
12.1. Организация деятельности
973 | Документы (протоколы, доклады, стенограммы, постановления, резолюции, перечни участников и др.) о проведении общих, отчетно-выборных конференций, собраний, пленумов, бюро, советов и др. | Пост. <**> | |
974 | Документы (докладные записки, справки, календарные планы, отчеты, переписка) об организации и проведении отчетно-выборных кампаний, общественных мероприятий | 5 л. ЭПК | |
975 | Документы (бюллетени голосования, списки кандидатов, выдвинутых в новый состав руководства организации — объединения) о выборах руководящих органов общественной организации | В течение срока полномочий | |
976 | Планы реализации критических замечаний и предложений, высказанных в адрес организации (объединения) | Пост. | |
977 | Документы (заявления, заявки, списки, акты, справки, переписка) о приеме в члены организации (объединения), перечисления членских взносов, оказании материальной помощи, получении, аннулировании членских билетов | 3 г. | |
978 | Ведомости учета членских взносов и пожертвований | 5 л. ЭПК | |
979 | Документы (акты, справки, отчеты, переписка) о получении и расходовании государственных субсидий | Пост. <**> | |
980 | Документы (договоры, соглашения, переписка) о финансировании деятельности сторонними организациями и частными лицами | Пост. <**> | |
981 | Переписка о задолженности, порядке уплаты членских взносов и расходовании средств общественной организацией (объединением) | 3 г. | |
982 | Учетные карточки членов общественной организации (объединения) | До снятия с учета | |
983 | Перечень освобожденных должностей по общественной организации (объединению) | Пост. | |
984 | Списки и карточки учета освобожденных работников общественной организации (объединения) | 75 л. | |
985 | Книги, журналы учета выдачи членских билетов и учетных карточек | 3 г. | |
986 | Образцы членских билетов | Пост. <**> | |
987 | Эскизы символики и атрибутики | Пост. | |
988 | Отчеты о количестве полученных и израсходованных билетов, бланков | 3 г. |
12.2. Осуществление деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)
989 | Документы (акты, докладные записки, программы, регламенты, протоколы, тексты выступлений, справки, переписка) об осуществлении основных направлений общественной деятельности | 5 л. ЭПК | |
990 | Планы совместных действий организаций по реализации общественных начинаний | Пост. | |
991 | Документы (планы мероприятий, отчеты, переписка) по участию работников организации в добровольных формированиях (постах экологического контроля, добровольной службы спасения, группах по реставрации памятников культуры и т.п.) общенационального и регионального уровня | 5 л. ЭПК | |
992 | Документы (заявки, протоколы, программы, списки, обращения и др.) о проведении митингов, демонстраций, забастовок и других общественных мероприятий | Пост. <**> | |
993 | Совместные решения профсоюзной организации и работодателя о регулировании социально-трудовых отношений в организации | Пост. <**> | |
994 | Документы (списки, переписка) об участии общественной организации (объединения) в проведении всероссийских и региональных выборов, референдумов, опросов | Пост. <**> | |
995 | Документы (анкеты, инструкции, отчеты, аналитические справки, переписка) по социологическим опросам населения | Пост. | |
996 | Документы (акты, докладные записки, справки) об осуществлении контроля за исполнением условий заключенных соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателями, должностными лицами законодательства о труде, использованием средств фондов, формируемых за счет страховых взносов | 5 л. ЭПК | |
997 | Документы (протоколы, стенограммы, резолюции, постановления) руководящих органов общественной организации (объединения) — комитетов, советов, бюро, правлений, секций, групп | Пост. <**> | |
998 | Документы (протоколы, сведения, докладные записки, справки) о деятельности комиссий, секций, групп общественной организации (объединения) | Пост. | |
999 | Документы (мандаты, подписные, опросные листы, информации, переписка и др.) о делегировании членов первичной организации (объединения) на общероссийские форумы | 5 л. | |
1000 | Переписка о финансово-хозяйственной деятельности общественной организации (объединения) | 5 л. | |
1001 | Документы (дневники работы, стенгазеты, бюллетени, молнии, плакаты, листки) о деятельности групп, секций общественной организации (объединения) | 5 л. ЭПК | |
1002 | Графики дежурств членов добровольных обществ | 1 г. | |
1003 | Информационные материалы (листовки, брошюры, листы, фотофонодокументы и видео-документы) о деятельности общественной организации (объединения) | 5 л. ЭПК |
<*> Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
<**> Здесь и далее звездочки <**> означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
г. — год
л. — лет
Пост. — постоянно
ст. — статья
ЦЭК — центральная экспертная комиссия
ЦЭПК — центральная экспертно-проверочная комиссия
ЭК — экспертная комиссия
ЭПК — экспертно-проверочная комиссия