Оформление распорядительной документации

Требования к оформлению распорядительной документации

Распорядительные документы являются важнейшей частью делопроизводства любой организации. Они содержат решения по различным вопросам деятельности организации и служат основанием для совершения определенных действий. Поэтому к их оформлению предъявляются особые требования.

Общие требования

1. Документы должны быть напечатаны на бумаге формата А4.
2. Шрифт документа должен быть черным, размером не менее 12 кеглей.
3. Текст документа должен быть выровнен по левому краю.
4. Отступ первой строки абзаца должен составлять 1,25 см.
5. Межстрочный интервал должен быть одинарным.
6. Поля документа должны быть следующими: слева — 2,5 см, справа — 1 см, сверху и снизу — 2 см.
7. Документ должен быть подписан руководителем организации или его уполномоченным представителем.
8. Подпись руководителя должна быть расшифрована.
9. На документе должна быть проставлена дата его подписания.

Структура документа

Распорядительные документы состоят из следующих элементов:

• Заголовок. Содержит название документа и его вид (приказ, распоряжение и т.д.).
• Преамбула. Указывается основание для издания документа, цели и задачи, которые необходимо решить.
• Излагающая часть. Содержит конкретные указания и распоряжения.
• Заключительная часть. Содержит сведения об исполнителях документа, сроках их исполнения и ответственности за исполнение.

Оформление реквизитов

Все реквизиты распорядительного документа должны быть оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016. К основным реквизитам относятся:

1. Наименование организации. Должно быть указано полное и сокращенное наименование организации, утвержденное в учредительных документах.
2. Наименование вида документа. Указывается вид документа (приказ, распоряжение и т.д.).
3. Дата документа. Указывается дата подписания документа.
4. Регистрационный номер документа. Указывается порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.
5. Место составления документа. Указывается населенный пункт, в котором составлен документ.
6. Заголовок к тексту документа. Содержит краткое изложение содержания документа.
7. Текст документа. Содержит излагающую и распорядительную части.
8. Подпись. Документ должен быть подписан руководителем организации или его уполномоченным представителем.
9. Отметка о наличии приложений. Если к документу имеются приложения, то в нем должна быть проставлена отметка об этом.

Требования к содержанию

Распорядительный документ должен быть составлен четко и недвусмысленно. В нем не должно быть двусмысленных формулировок и неточной информации. Все указания и распоряжения должны быть конкретными и выполнимыми.

При составлении распорядительного документа необходимо использовать деловой стиль речи. Документ должен быть кратким и по возможности лаконичным. В нем должны использоваться термины и сокращения, принятые в деловой практике.

Контроль исполнения

Контроль исполнения распорядительных документов является важной частью делопроизводства. Контроль может осуществляться как в ручном, так и в автоматизированном режиме.

В ручном режиме контроль осуществляется путем ведения специальных журналов учета исполнения документов. В автоматизированном режиме контроль осуществляется с помощью специальных программных продуктов.

Своевременный и качественный контроль исполнения распорядительных документов позволяет обеспечить эффективную деятельность организации и достижение поставленных целей.