Правила оформления служебных записок

Руководство по созданию эффективных служебных записок

Служебная записка – это документ, который используется в официальном общении между сотрудниками организации или между различными отделами. Она является основным средством передачи информации и указаний, а также документом, подтверждающим факты и события.

Основные правила оформления служебной записки:

• Заголовок. В начале документа указывается заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА». Он должен быть расположен по центру и выделен жирным шрифтом.
• Адресат. После заголовка указывается, кому предназначается записка – должность и фамилия лица, которому адресован документ.
• Основной текст. В основном тексте записки необходимо четко и ясно изложить информацию или просьбу, которую необходимо передать. Используйте ясный и лаконичный язык, избегайте лишних деталей и развёрнутых описаний.
• Подпись. В конце записки обязательно ставится подпись того, кто её написал, и дата составления документа.
• Печать. При необходимости, подпись документа заверяется официальной печатью организации.

Пример оформления служебной записки:

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Директору организации Иванову И.И.

От: Заместителя директора по производству Петрова П.П.

Текст записки: Уведомляю о срочной необходимости провести ревизию складских запасов в ближайшее время. Просьба назначить ответственного и подготовить необходимые материалы.

Подпись: П.П. Петров

Дата: 20 ноября 2021 г.

Служебная записка – это документ, который поможет вам эффективно и организованно передавать информацию внутри организации. Соблюдая правила оформления и используя ясный и лаконичный язык, вы сможете быть уверены в том, что ваше сообщение будет понято и принято к исполнению соответствующими сотрудниками.