Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — приоритетное звено в управлении информацией. В современном мире, где объемы данных постоянно растут, важно правильно управлять информацией и следить за соблюдением законодательства по ее хранению.
Истекшие сроки хранения документов могут стать потенциальной угрозой для организации, если они попадут в руки злоумышленников или будут использованы против нее. Поэтому ликвидация таких носителей информации является необходимым мероприятием для обеспечения безопасности информации и соблюдения конфиденциальности.
Какие документы подлежат уничтожению?
Прежде чем приступить к процедуре уничтожения, необходимо определить, какие именно документы можно утилизировать. Сроки хранения устанавливаются:
- Федеральными законами (например, No 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»);
- Отраслевыми нормативами (для бухгалтерских, кадровых, налоговых документов);
- Внутренними регламентами компании.
Основные категории документов, подлежащих уничтожению:
- Бухгалтерские и налоговые (накладные, счета-фактуры, кассовые ордера – обычно хранятся от 4 до 10 лет);
- Кадровые (личные дела уволенных сотрудников, приказы – срок хранения до 75 лет или 5 лет после увольнения);
- Договоры и коммерческая корреспонденция (3–10 лет в зависимости от вида);
- Документы, хранящиеся в архивах (по прошествии периода, регламентированного нормами архивного дела).
Внимание: ликвидация документов, срок хранения которых истек, без предварительной оценки их значимости является нарушением закона!
Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения
Процедура утилизации состоит из нескольких этапов:
1. Проведение экспертизы ценности
Перед ликвидацией необходимо проверить, действительно ли бумаги утратили значение. Для этого создается экспертная комиссия, которая:
- Проверяет сроки хранения;
- Определяет, есть ли среди документов подлежащие вечному хранению;
- Составляет перечень дел, подлежащих уничтожению.
2. Издание приказа о назначении комиссии
- Руководитель организации издает приказ, в котором:
- Указывает состав комиссии (обычно 3–5 человек);
- Утверждает перечень документов;
- Определяет способ утилизации.
3. Непосредственное уничтожение
Документы можно уничтожать:
- Механическим способом (шредирование);
- Сжиганием (для бумажных носителей);
- Передачей специализированным организациям (если требуется подтверждение утилизации).
Как правильно составить акт об уничтожении документов?
Акт – это юридически значимый документ, подтверждающий законность процедуры. Он должен содержать:
Обязательные реквизиты:
- Название организации.
- Дата и место составления.
- Основание для уничтожения (приказ, ссылка на закон).
- Перечень уничтожаемых документов (номера дел, сроки хранения).
- Способ утилизации.
- Подписи членов комиссии.
Образец акта:
Акт No ___ об уничтожении документов
от «_» ________ 20 г.
Мы, нижеподписавшиеся, члены комиссии в составе:
_________________________ (должность, ФИО)
_________________________ (должность, ФИО)
_________________________ (должность, ФИО)
На основании приказа No ___ от «_» ________ 20 г. провели экспертизу ценности и уничтожили следующие документы:
No п/п Наименование документа Срок хранения Дата истечения срока Количество листов
1 Накладные 2020 г. 5 лет 01.01.2026 150
Способ уничтожения: шредирование.
Подписи членов комиссии:
_______________ (________________)
_______________ (________________)
Особенности уничтожения электронной документации
Если в организации хранятся файлы в цифровом формате, их удаление также должно быть оформлено актом. Особенности:
- Носители (жесткие диски, флешки) уничтожаются физически (размагничивание, дробление);
- Данные стираются специализированными программами (чтобы исключить восстановление);
- В акте указываются номера файлов, их наименования и способ удаления.
Частые ошибки
- Уничтожение без экспертизы – может привести к утрате важных данных.
- Отсутствие приказа и акта – делает процедуру незаконной.
- Неправильный способ утилизации (например, выбрасывание в мусор вместо шредера).
- Уничтожение документов с неистекшим сроком – грозит штрафами при проверках.
Уничтожение документов с неустановленными сроками хранения
Нередко в ходе работы предприятия возникает потребность в обработке документов, не предусмотренных стандартными номенклатурами. В подобных ситуациях, прежде чем оформить акт об утилизации, требуется провести ряд предварительных действий:
- Провести экспертизу ценности документа силами внутренней комиссии
- Направить запрос в архивное учреждение для установления сроков хранения
- Дождаться официального ответа от специалистов
- Принять решение о дальнейшей судьбе документов
Важно! Без установления сроков хранения уничтожение документов запрещено — это может привести к утрате важной информации и юридическим последствиям.
Порядок составления акта об уничтожении
Акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование организации
- Дата и место составления
- Основание для уничтожения (приказ, решение комиссии)
- Подробный перечень уничтожаемых документов:
- Наименование
- Даты создания
- Количество листов/томов
- Номера дел по номенклатуре
- Способ уничтожения
- Подписи всех членов комиссии
Совет: Для удобства используйте табличную форму представления данных.
Способы уничтожения документов
Законодательство не регламентирует конкретные методы утилизации, поэтому организация может выбрать:
Механическое уничтожение:
- Шредирование (измельчение)
- Переработка в бумажную массу
Термическое уничтожение:
- Сжигание (с соблюдением норм пожарной безопасности)
Передача специализированным организациям:
- Заключение договора на утилизацию
- Получение сертификата об уничтожении
Важно! При передаче документов третьим лицам обязательно составляйте акт приема-передачи.
Дополнительные документы
Помимо основного акта рекомендуется оформлять:
- Акт о факте уничтожения (подтверждающий выполнение процедуры)
- Приказ о создании экспертной комиссии
- Протокол заседания комиссии
- Опись уничтоженных документов
Ответственность за нарушения
За преждевременное уничтожение документов наступает ответственность:
Административная (ст. 15.11 КоАП):
Штраф 5 000 — 10 000 руб. для должностных лиц
Налоговая (ст. 120 НК РФ):
Штраф 10 000 — 30 000 руб. за отсутствие первичных документов
Уголовная (ст. 325 УК РФ):
Ответственность за уничтожение официальных бумаг
Рекомендации по документообороту
- Разработайте и утвердите номенклатуру дел
- Назначьте ответственного за архив
- Регулярно проводите экспертизу ценности
- Ведите журнал учета уничтоженных документов
- Используйте специализированные программы (1С:Документооборот и аналоги)
Важно: Для электронных документов установлены те же сроки хранения, что и для бумажных носителей.
Соблюдение этих правил позволит избежать проблем при проверках и обеспечить юридическую безопасность компании.
Если у вас нет опыта в архивном деле, лучше обратиться к профессионалам – это сэкономит время и исключит риски.