Периоды сохранения документации приведены в таблице.
Период хранения | Наименование |
---|---|
1 год | данные лиц, не принятых на работу |
графики отпусков | |
3 года | учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника |
записи о трудовой дисциплине | |
5 лет | акты, предписания, отчеты по технике безопасности |
выписки по улучшению условий и охраны труда | |
документы, по технике безопасности и ее соблюдению | |
документы о командировках | |
50 лет (до востребования владельцем) | личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) |
75 лет | характеристики и личные карточки сотрудников |
трудовые договоры | |
Постоянно | коллективные договоры |
личные дела руководителей |
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.
Постоянный срок хранения | ||
Положение о защите персональных данных | п.8 чт.1 ст. 86 ТК РФ |
|
Правила внутреннего трудового распорядка | ч.4 ст. 189 ТК РФ |
|
Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании) | ст. 21 ТК РФ
|
|
Положение об аттестации |
|
|
Положение о системе обучения | ст. 196 ТК РФ, ст. 197 ТК РФ |
|
Приказы по основной деятельности |
|
|
Длительное хранение | ||
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания | ст. 68, 72.1, 77, ч.1 ст. 80, п. 6, ч.1 ст. 81 ТК РФ | 75 лет |
Личные карточки работников (Т-2) | Постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 | 75 лет |
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении |
| 75 лет |
Табели учета рабочего времени | ч.3 ст. 91 ТК РФ | 75 лет |
Трудовые договора, соглашения к ним | ст. 16, ст. 56, ст. 57, ст. 67 ТК РФ | 75 лет |
Ограниченный срок хранения | ||
Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий |
| 15 лет |
Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков | Ст 114, 115, 116, 117, 118, 119, 173 ТК РФ | 5 лет |
Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда | ст. 135, 144, 147 ТК РФ | 5 лет |
Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников |
| 5 лет |
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок |
| 5 лет |
Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания, дежурства, повышение квалификации и др.), приказы о командировании, приказы о премировании и поощрении работников | ст.6 перечня Росархива от 06.10.2000 г. | 5 лет |
Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы |
| 3 года |
Журналы учета рабочего времени |
| 1 год |
Графики предоставления отпусков | ст. 123 ТК РФ | 1 год |
Перечень профессий с вредными условиями труда | ст. 221 ТК РФ | до замены новыми |
Перечни профессий |
| до минования надобности |
Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе.