Сроки хранения документов в 2023 году

Категория документации компании	Вид документов	Срок хранения
Бухгалтерский учет	Первичная бухгалтерская документация кассовые документы; накладные и акты выполненных работ; платежные поручения, счета; авансовые отчеты; квитанции; акты о списании имущества, ТМЦ.	Не менее 5 лет
	Регистры бухгалтерского учета: журналы операций; книги учета; учетные карточки; главная книга.	Не менее 5 лет
	Документы учетной политики: учетная политика; изменения; дополнения; приложения.	Не менее 5 лет.
	Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
	Месячная отчетность	1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно
	Квартальная отчетность	5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно.
	Годовая бухгалтерская отчетность	Постоянно
	Аудиторские заключения	Не менее 5 лет. В отношении годовой отчетности — постоянно.
Налоговый учет	Документы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случае	Не менее 5 лет
	Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносам	Не менее 6 лет
	Счета-фактуры	5 лет
	Журнал учета счетов-фактур	Не менее 5 лет с момента внесения последней записи
	Книги покупок и книги продаж	Не менее 5 лет с момента внесения последней записи
	Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСН	В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фонды	Документы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносов	Не менее 6 лет
	Расчет по форме 4-ФСС	5 лет с момента принятия отчетности Фондом
	Квитанция о приеме 4-ФСС	5 лет с момента принятия отчетности Фондом
Налоговый учет	Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др
	Созданные до 2003 года	75 лет
	Созданные после 2003 года	50 лет
	Коллективный договор организации	Не менее 10 лет
	Штатное расписание	Постоянно
	График отпусков	Не менее 3 лет с момента окончания его срока действия
	Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)	До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация.

При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).